Flottenkarten
Was sind Flottenkarten?
Flottenkarten sind eine Art von Zahlungskarte, die es Unternehmen ermöglicht, Ausgaben im Zusammenhang mit den Fahrzeugen zu verwalten, die sie besitzen und betreiben. Flottenkarten, auch Tankkarten genannt, funktionieren wie Ladekarten und werden von großen Öl- und/oder spezialisierten Kreditunternehmen bereitgestellt. Unternehmen stellen ihrem Personal – insbesondere Transportmitarbeitern – Flottenkarten für Kraftstoff, Fahrzeugreparaturen und Wartung zur Verfügung.
Wie Flottenkarten funktionieren
Flottenkarten gibt es in den USA seit den 1980er Jahren und werden von Unternehmen an Mitarbeiter ausgegeben, die Firmenfahrzeuge nutzen und betreiben. Die meisten Unternehmen, die Flottenkarten einsetzen, sind in der Transportbranche tätig. Flottenkarten werden häufig von Speditionen sowie von solchen, die Liefer- und Mitfahrdienste anbieten, verwendet.
Flottenkarten werden in der Regel von einem einzigen Unternehmen ausgestellt. Dies bedeutet, dass Karteninhaber sie nur an bestimmten Standorten verwenden können, die sich im Besitz des Herausgebers befinden, von ihm betrieben und von ihm lizenziert werden. Wie bei einer regulären Zahlungskarte werden Flottenkarten mit Details wie Kartennummer, Ablaufdatum (sofern zutreffend), Firmenname und in einigen Fällen dem Namen des berechtigten Benutzers geprägt oder laserbedruckt. Neuere Karten sind mit einem Mikrochip auf der Vorderseite sowie einem Magnetstreifen auf der Rückseite ausgestattet, sodass sie an Point-of-Sale Terminals (POS) verwendet werden können.
Unternehmen geben diese Karten an ihre Fahrer und andere Mitarbeiter, die sie anstelle von persönlichen Karten verwenden können. Dies ermöglicht es dem Kartenherausgeber, die Rechnung direkt an das Unternehmen zu stellen und nicht an den Mitarbeiter, der eine Spesenabrechnung erstellen müsste, um später erstattet zu werden. Kartenherausgeber stellen Unternehmen im Allgemeinen eine einzelne Rechnung aus, die von jedem autorisierten Benutzer mit den individuellen Gebühren aufgeschlüsselt wird. Flottenkarten sind ebenso wie Ladekarten zinslos. Denn Unternehmen sind verpflichtet, den ausstehenden Kontosaldo bis zum Fälligkeitsdatum vollständig zu begleichen.
Flottenkartensalden müssen bis zum Fälligkeitsdatum vollständig bezahlt werden.
Aber im Gegensatz zu einer Unternehmenskreditkarte -die für ein breites Spektrum von autorisierten Anschaffungen wie Reise-Flottenkarten verwendet werden kann, ist speziell für die Kosten zur Verwaltung der Fahrzeuge im Zusammenhang verwendet werden. Flottenkarten waren auch ein Ziel für neue Fintech Lösungen in der Zahlungsbranche, wobei eine Reihe von Flottenzahlungsdienstleistern in diesem Bereich des Transportmarktes Innovationen hervorbrachten.
Die zentralen Thesen
- Flottenkarten ermöglichen es Unternehmen, Ausgaben im Zusammenhang mit den Fahrzeugen zu verwalten, die sie besitzen und betreiben.
- Unternehmen stellen Mitarbeitern, die Firmenfahrzeuge betreiben, Flottenkarten für Kraftstoffeinkäufe, Fahrzeugwartung und Reparaturen zur Verfügung.
- Karten werden häufig von Speditions, Liefer- und Mitfahrunternehmen verwendet.
- Flottenkarten ermöglichen es Unternehmen, fahrzeugbezogene Ausgaben zu verwalten und zu budgetieren, ohne sich um die Verwaltung kostspieliger Spesenabrechnungen und Erstattungen kümmern zu müssen.
Vorteile von Flottenkarten
Wie oben erwähnt, können Unternehmen Flottenkarten an Mitarbeiter ausgeben, die berechtigt sind, Firmenfahrzeuge zu benutzen, anstatt dass jeder Mitarbeiter eine persönliche Karte verwendet. Dies reduziert den Verwaltungsaufwand, der mit der Aufrechterhaltung eines Erstattungsprogramms verbunden ist, um Mitarbeiter für das Geld zu bezahlen, das sie für Benzin und Fahrzeugwartung verwenden. Es hilft Unternehmen auch, die aufgeschlüsselten Ausgaben für ihre Ausrüstungsbestände zu überprüfen und zu verwalten.
Flottenkarten bieten im Allgemeinen eine gewisse Übersicht, die es Unternehmen ermöglicht, ihre Ausgaben besser zu verwalten und kostenbezogene Trends zu erkennen. Wirtschaftsprüfer können auch Buchhaltung Analyse verwenden, um Kreditkartenlimits und Nutzung anzupassen.
Beispielsweise kann ein Lieferunternehmen jedem seiner Fahrer eine Flottenkarte ausstellen, mit der er Kraftstoff kaufen und die Wartung bezahlen kann. Da jede Flottenkarte mit einem einzelnen Mitarbeiter verknüpft ist, kann das Unternehmen überwachen, wie viel jeder Mitarbeiter für seine Route ausgibt und auch Schätzungen für die Budgetierung erstellen. Stellt das Unternehmen fest, dass ein bestimmter Fahrer sein zugewiesenes Fahrzeug überdurchschnittlich häufig betankt, kann es das Limit der zugewiesenen Karte nach unten anpassen.
Beispiele für Flottenkarten
Die überwiegende Mehrheit der Flottenkarten wird von großen Öl- und Gasunternehmen wie Shell, ExxonMobil, Chevron und Texaco ausgegeben. Unternehmen, die ihre Karten verwenden, sind in der Regel auf die Standorte des Kartenherausgebers beschränkt.
Aber aufkommende Zahlungstechnologien sind weiterentwickelt worden, um viele neue und innovative Lösungen in einer Vielzahl von Branchen anzubieten, wobei die Transportbranche insbesondere ein wichtiges Ziel ist. Zahlreiche Dienstleister im Transportzahlungsverkehr expandieren. Fleetcor ist ein Zahlungsdienstleister für Flottenkarten, der Produkte für Firmenflottenkarten anbietet. Zu den führenden Flottenkarten-Partnerschaften zählen MasterCard, FleetCards USA, The Fuelcard Company und Fuelman. Fleetcor trägt auch dazu bei, die Geschäftsbuchhaltung für Transportunternehmen zu vereinfachen, indem es mit Unternehmen in der gesamten Transportbranche für moderne Flottenzahlungslösungen zusammenarbeitet.