Formular W-9 ausfüllen: Antrag auf Steueridentifikationsnummer (TIN) und Bescheinigung

Wenn Sie als Freiberufler oder unabhängiger Auftragnehmer arbeiten, sollten die meisten Ihrer Kunden Sie bitten, das Formular W-9, den Antrag auf die Steueridentifikationsnummer (TIN) und die Zertifizierung auszufüllen. Dieses Formular hilft Unternehmen, wichtige Informationen von ihren Lieferanten zu erhalten, um Informationsrückgaben für das IRS vorzubereiten. Unternehmen müssen Informationsrückmeldungen mit dem Formular 1099-MISC einreichen,wenn sie einem Freiberufler oder unabhängigen Auftragnehmer im Laufe des Jahres insgesamt 600 US-Dollar oder mehr zahlen.

Ihre Kunden verwenden die Informationen auf Ihrem W-9, um Ihren Namen, Firmennamen, Ihre Adresse und Ihre Steueridentifikationsnummer (TIN) in das 1099-MISC einzutragen, das sie über Sie einreichen. Sie werden Ende Januar, nach dem Ende des Steuerjahres, eine Kopie von 1099-MISC an den IRS und eine weitere Kopie an Sie senden.

Andere Umstände, für die Sie möglicherweise aufgefordert werden, ein W-9 auszufüllen, sind:

• Bestimmte Immobilientransaktionen
• Hypothekenzinsen bezahlt
• Erwerb oder Aufgabe von gesichertem Eigentum
• Schuldenerlass
• Beiträge zu einer individuellen Altersvorsorge (IRA)

So füllen Sie das Formular W-9 aus: Antrag auf Steueridentifikationsnummer (TIN) und Zertifizierung

Formular W-9 ist eines der am einfachsten auszufüllenden IRS-Formulare, aber wenn Steuerformulare Sie nervös machen, machen Sie sich keine Sorgen. Wir führen Sie durch den richtigen Weg, um es zu vervollständigen.

Schritt 1: Geben Sie Ihren Namen wie in Ihrer Steuererklärung angegeben ein.

Schritt 2: Geben Sie Ihren Firmennamen oder „nicht berücksichtigten Rechtsträger“ ein, falls dieser von dem in Schritt 1 eingegebenen Namen abweicht. Sie können beispielsweise ein Einzelunternehmen sein, aber für Marketingzwecke verwenden Sie Ihren persönlichen Namen nicht als Ihren Firmenname;Stattdessen „machen Sie Geschäfte unter“ einem anderen Namen. Sie würden diesen Namen hier eingeben. Was den ignorierten Entitätsteil angeht, wenn Sie nicht wissen, was es ist, sind Sie wahrscheinlich keiner. Der am häufigsten vernachlässigte Rechtsträgertyp ist eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung mit einem einzigen Gesellschafter.

Schritt 3: Welche Art von Unternehmen sind Sie für die bundesstaatliche Steuerklassifizierung: Einzelunternehmen, Personengesellschaft, C-Gesellschaft, S-Gesellschaft, Treuhandgesellschaft, Gesellschaft mit beschränkter Haftung oder „sonstige“? Aktivieren Sie das entsprechende Kontrollkästchen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, sind Sie wahrscheinlich ein Einzelunternehmen, denn Sie hätten viel Papierkram einreichen müssen, um eines der anderen Unternehmen zu werden.

Schritt 4: Ausnahmen. Es besteht die Möglichkeit, dass Sie diese Felder leer lassen. Hier sind ein paar Ausnahmen:

1. Zahlungsempfänger, die von der Quellensteuer befreit sind, wie z. B. Unternehmen (in den meisten Fällen), müssen möglicherweise einen Code in das Feld „Ausgenommener Zahlungsempfängercode“ eingeben. In den Anweisungen des Formulars W-9 sind die befreiten Zahlungsempfänger und ihre Codes sowie die Zahlungsarten aufgeführt, für die diese Codes verwendet werden sollten. Unternehmen, die beispielsweise einen W-9 für den Erhalt von Zins- oder Dividendenzahlungen ausfüllen, geben den Code „5“ ein.

2. Zahlungsempfänger, die nach dem Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA) von der Berichterstattung befreit sind, müssen möglicherweise einen Code in das Feld „Befreiung vom FATCA-Berichtscode“ eingeben. Keines dieser Kästchen trifft auf den typischen unabhängigen Auftragnehmer oder Freiberufler zu.

Schritt 5: Geben Sie Ihre Straße, Stadt, Bundesland und Postleitzahl an. Was ist, wenn Ihre Privatadresse von Ihrer Geschäftsadresse abweicht? Welche Adresse sollten Sie auf Formular W-9 angeben? Verwenden Sie die Adresse, die Sie in Ihrer Steuererklärung verwenden werden. Wenn Sie beispielsweise ein Einzelunternehmer sind, der Büroräume vermietet, aber Ihre Steuererklärung mit Ihrer Privatadresse einreicht, geben Sie Ihre Privatadresse in das Formular W-9 ein, damit der IRS keine Probleme hat, Ihre 1099s mit Ihrem Formular 1040 abzugleichen.

Schritt 6: In diesem optionalen Schritt können Sie den Namen und die Adresse des Anforderers angeben. Vielleicht möchten Sie dieses Feld ausfüllen, um zu dokumentieren, wem Sie Ihre Steueridentifikationsnummer mitgeteilt haben.

Schritt 7: Der IRS nennt diesen Abschnitt Teil I, was Sie dazu bringen muss, sich zu fragen, was all die Schritte waren, die Sie gerade abgeschlossen haben. Hier müssen Sie die Steueridentifikationsnummer Ihres Unternehmens angeben, die entweder Ihre individuelle Sozialversicherungsnummer (SSN) ist, wenn Sie ein Einzelunternehmen sind, oder Ihre Arbeitgeber-Identifikationsnummer (EIN), wenn Sie eine andere Art von Unternehmen sind. Nun haben einige Einzelunternehmen auch EINs, aber der IRS bevorzugt, dass Einzelunternehmen ihre SSNs auf Formular W-9 verwenden. Auch dies wird es einfacher machen, alle 1099s, die Sie erhalten, mit Ihrer Steuererklärung abzugleichen, die Sie unter Ihrer SSN einreichen.

Was ist, wenn Ihr Unternehmen neu ist und keine EIN hat? Sie können weiterhin das Formular W-9 ausfüllen. Der IRS sagt, dass Sie Ihre Nummer beantragen und „beantragt“ in das Feld für die TIN schreiben sollten. Sie sollten diese Nummer so schnell wie möglich erhalten, da Sie bis dahin dem Quellensteuerabzug unterliegen. Sie können eine EIN auf der IRS-Website beantragen. Weitere Informationen zum Zurückbehalten von Sicherungskopien finden Sie in den Anweisungen unten für Schritt 8, Teil II.

Schritt 8: In Teil II müssen Sie die Richtigkeit aller Ihrer Angaben bestätigen, bevor Sie das Formular W-9 unterschreiben können. Wenn Sie absichtlich auf einem Steuerformular liegen, müssen Sie möglicherweise eine Geldstrafe zahlen oder ins Gefängnis. der IRS macht nicht herum. Bevor Sie das Formular W-9 unterschreiben, müssen Sie unter Androhung des Meineids bestätigen, dass sie wahr sind:

1. Die auf diesem Formular angegebene Nummer ist meine korrekte Steueridentifikationsnummer (oder ich warte auf die Zuteilung einer Nummer).

Wenn Sie darüber nachdenken, eine „geliehene“, gestohlene oder erfundene Steuernummer zu verwenden, überlegen Sie es sich zweimal, bevor Sie unter Eid liegen.

2. Ich unterliege nicht dem Quellensteuerabzug, weil: (a) ich vom Quellensteuerabzug befreit bin oder (b) ich nicht vom Internal Revenue Service (IRS) darüber informiert wurde, dass ich aufgrund eines Versäumnis, alle Zinsen oder Dividenden zu melden, oder (c) der IRS hat mich benachrichtigt, dass ich nicht mehr der Sicherungseinbehaltung unterliege.

Die meisten Steuerzahler sind vom Einbehaltung von Sicherungskopien unterworfen waren, dies aber nicht mehr sind.

3. Ich bin US-Bürger oder eine andere US-Person.

Wenn Sie ein ansässiger Ausländer sind, sind Sie im Klaren. Das IRS betrachtet außerdem Folgendes als „US-Person“: eine Partnerschaft, ein Unternehmen, eine Firma oder eine Vereinigung, die in den Vereinigten Staaten oder nach den Gesetzen der Vereinigten Staaten gegründet oder organisiert wurde; ein inländischer Nachlass; und eine inländische Treuhandgesellschaft. Handelt es sich bei Ihrem Unternehmen um eine Personengesellschaft mit einem ausländischen Partner, gelten besondere Regeln; Lesen Sie mehr darüber in der Anleitung zum Formular W-9. Wenn Sie kein US-Bürger sind, müssen Sie möglicherweise stattdessen das Formular W-8 oder das Formular 8233 ausfüllen.

4. Der (die) auf diesem Formular eingegebenen FATCA-Code(s) (sofern vorhanden), der anzeigt, dass ich von der FATCA-Meldung befreit bin, sind korrekt.

Sie müssen sich wahrscheinlich keine Sorgen machen, was mit dem Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA) zu tun hat.

Besondere Überlegungen bei der Einreichung des Formulars W-9

Formular W-9 fordert Sie auf, Punkt 2 oben zu streichen, wenn Sie vom IRS darüber informiert wurden, dass Sie derzeit einer Quellensteuer unterliegen, weil Sie nicht alle Zinsen und Dividenden in Ihrer Steuererklärung angegeben haben.

Sie können Punkt 2 streichen, wenn Sie das Formular W-9 im Zusammenhang mit einer Immobilientransaktion ausfüllen. Punkt 2 gilt in diesem Fall nicht, es spielt also keine Rolle, ob Sie dem Quellensteuerabzug unterliegen.

Wenn Sie nun das Kleingedruckte in der W-9-Anleitung sorgfältig lesen, scheint dies darauf hinzudeuten, dass die meisten Leute dieses Formular überhaupt nicht unterschreiben müssen. Sie müssen es im Allgemeinen nur unterschreiben, wenn der IRS Sie darüber informiert hat, dass Sie zuvor eine falsche TIN angegeben haben. Abgesehen von den technischen Details wird die Person, die Sie gebeten hat, das Formular W-9 auszufüllen, es jedoch wahrscheinlich für unvollständig oder ungültig halten, wenn Sie es nicht unterschrieben haben, und viel Glück beim Versuch, sie vom Gegenteil zu überzeugen.

Rücksendeformular W-9

Senden Sie das ausgefüllte Formular W-9 an das Unternehmen zurück, das Sie gebeten hat, es auszufüllen. Idealerweise geben Sie es persönlich ab, um Ihr Risiko für Identitätsdiebstahl zu begrenzen, aber diese Methode ist oft nicht praktikabel. Mail gilt als relativ sicher. Wenn Sie das Formular per E-Mail senden müssen, sollten Sie sowohl das Dokument als auch Ihre E-Mail-Nachricht verschlüsseln und vor dem Senden Ihrer Nachricht dreimal überprüfen, ob Sie die richtige E-Mail-Adresse des Empfängers haben. Kostenlose Dienste sind online verfügbar, um Ihnen dabei zu helfen. Überprüfen Sie jedoch deren Ruf, bevor Sie ihnen Ihre Dokumente anvertrauen.

Die Quintessenz

Wenn Sie auf Ihrem Formular W-9 genaue Informationen angeben, können Sie sicherstellen, dass Zahlungen, die Sie erhalten – oder andere Transaktionen, für die dieses Formular erforderlich ist – ordnungsgemäß an das IRS gemeldet werden. Wenn Sie sich bei einigen Punkten nicht sicher sind, z. B. bei der korrekten Klassifizierung Ihres Unternehmens, wenden Sie sich an Ihren Buchhalter oder einen anderen Finanzberater.