Ausfüllen des Formulars W-9: Antrag auf Steueridentifikationsnummer (TIN) und Zertifizierung

Wenn Sie als Freiberufler oder unabhängiger Auftragnehmer arbeiten, sollten die meisten Ihrer Kunden Sie bitten, das Formular W-9, die Anforderung der Steueridentifikationsnummer (TIN) und die Zertifizierung auszufüllen. Dieses Formular hilft Unternehmen, wichtige Informationen von ihren Lieferanten zu erhalten, um Informationsrückgaben für das IRS vorzubereiten. Unternehmen müssen mithilfe des Formulars 1099-MISC Informationen zurücksenden, wenn sie einem Freiberufler oder unabhängigen Auftragnehmer im Laufe des Jahres insgesamt 600 USD oder mehr zahlen.

Ihre Kunden verwenden die Informationen auf Ihrem W-9, um Ihren Namen, Firmennamen, Adresse und Steueridentifikationsnummer (TIN) in das 1099-MISC einzutragen, das sie über Sie einreichen. Sie werden Ende Januar nach Ende des Steuerjahres eine Kopie von 1099-MISC an die IRS und eine weitere Kopie an Sie senden.

Andere Umstände, unter denen Sie möglicherweise aufgefordert werden, einen W-9 auszufüllen, sind:

• Bestimmte Immobilientransaktionen
• Hypothekenzinsen bezahlt
• Erwerb oder Aufgabe von gesichertem Eigentum
• Schuldenerlass
• Beiträge zu einer individuellen Altersvorsorge (IRA)

So füllen Sie das Formular W-9 aus: Antrag auf Steueridentifikationsnummer (TIN) und Zertifizierung

Das Formular W-9 ist eines der am einfachsten auszufüllenden IRS-Formulare. Wenn Steuerformulare Sie jedoch nervös machen, machen Sie sich keine Sorgen. Wir werden Sie durch den richtigen Weg führen, um es zu vervollständigen.

Schritt 1: Geben Sie Ihren Namen wie in Ihrer Steuererklärung angegeben ein.

Schritt 2: Geben Sie Ihren Firmennamen oder den Namen „Nicht berücksichtigte Entität“ ein, falls dieser von dem Namen abweicht, den Sie in Schritt 1 eingegeben haben. Beispielsweise sind Sie möglicherweise ein Einzelunternehmen, aber für Marketingzwecke verwenden Sie Ihren persönlichen Namen nicht als Ihren Namen Firmenname;Stattdessen „machen Sie Geschäfte als“ ein anderer Name. Diesen Namen würden Sie hier eingeben. Was den nicht berücksichtigten Entitätsteil betrifft, wenn Sie nicht wissen, was es ist, sind Sie wahrscheinlich keiner. Der am häufigsten nicht berücksichtigte Unternehmenstyp ist eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung mit einem Mitglied.

Schritt 3: Welche Art von Unternehmen sind Sie für die Steuerklassifizierung des Bundes: Einzelunternehmen, Personengesellschaft, C-Gesellschaft, S-Gesellschaft, Treuhand / Nachlass, Gesellschaft mit beschränkter Haftung oder „andere“? Aktivieren Sie das entsprechende Kontrollkästchen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, sind Sie wahrscheinlich ein Einzelunternehmen, da Sie viel Papierkram hätten einreichen müssen, um eine der anderen Einheiten zu werden.

Schritt 4: Ausnahmen. Wahrscheinlich lassen Sie diese Felder leer. Hier einige Ausnahmen:

1. Zahlungsempfänger, die von der Quellensteuer befreit sind, wie z. B. Unternehmen (in den meisten Fällen), müssen möglicherweise einen Code in das Feld „Ausgenommener Zahlungsempfängercode“ eingeben. In den Anweisungen des Formulars W-9 sind die freigestellten Zahlungsempfänger und ihre Codes sowie die Zahlungsarten aufgeführt, für die diese Codes verwendet werden sollten. Unternehmen, die beispielsweise einen W-9 für den Erhalt von Zins- oder Dividendenzahlungen ausfüllen, geben den Code „5“ ein.

2. Zahlungsempfänger, die nach dem Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA) von der Berichterstattung befreit sind, müssen möglicherweise einen Code in das Feld „Befreiung vom FATCA-Berichtscode“ eingeben. Keines dieser Felder gilt für den typischen unabhängigen Auftragnehmer oder Freiberufler.

Schritt 5: Geben Sie Ihre Adresse, Stadt, Bundesland und Postleitzahl an. Was ist, wenn sich Ihre Privatadresse von Ihrer Geschäftsadresse unterscheidet? Welche Adresse sollten Sie auf Formular W-9 angeben? Verwenden Sie die Adresse, die Sie in Ihrer Steuererklärung verwenden. Wenn Sie beispielsweise ein Einzelunternehmer sind, der Büroflächen mietet, Ihre Steuererklärung jedoch unter Verwendung Ihrer Privatadresse einreicht, geben Sie Ihre Privatadresse in Formular W-9 ein, damit der IRS keine Probleme hat, Ihre 1099 mit Ihrem Formular 1040 abzugleichen.

Schritt 6: In diesem optionalen Schritt können Sie den Namen und die Adresse des Anforderers angeben. Möglicherweise möchten Sie dieses Feld ausfüllen, um zu protokollieren, wem Sie Ihre Steueridentifikationsnummer angegeben haben.

Schritt 7: Das IRS nennt diesen Abschnitt Teil I, in dem Sie sich fragen müssen, was all diese Schritte waren, die Sie gerade ausgeführt haben. Hier müssen Sie die Steueridentifikationsnummer Ihres Unternehmens angeben, die entweder Ihre individuelle Sozialversicherungsnummer (SSN) ist, wenn Sie ein Einzelunternehmen sind, oder Ihre Arbeitgeberidentifikationsnummer (EIN), wenn Sie eine andere Art von Unternehmen sind. Jetzt haben einige Einzelunternehmen auch EINs, aber die IRS bevorzugt, dass Einzelunternehmen ihre SSNs auf Formular W-9 verwenden. Auch dies erleichtert es Ihnen, alle 1099s, die Sie erhalten, mit Ihrer Steuererklärung abzugleichen, die Sie unter Ihrer SSN einreichen.

Was ist, wenn Ihr Unternehmen neu ist und kein EIN hat? Sie können das Formular W-9 weiterhin ausfüllen. Das IRS sagt, Sie sollten Ihre Nummer beantragen und „beantragt“ in das Feld für die TIN schreiben. Sie möchten diese Nummer so schnell wie möglich erhalten, da Sie bis dahin einer Sicherungsverweigerung unterliegen. Sie können ein EIN auf der IRS-Website beantragen. Weitere Informationen zum Zurückhalten von Backups finden Sie in den nachstehenden Anweisungen zu Schritt 8, Teil II.

Schritt 8: In Teil II müssen Sie die Richtigkeit aller Ihrer Informationen bestätigen, bevor Sie das Formular W-9 unterschreiben können. Wenn Sie absichtlich auf einem Steuerformular liegen, müssen Sie möglicherweise eine Geldstrafe zahlen oder ins Gefängnis. Das IRS spielt nicht herum. Bevor Sie das Formular W-9 unterschreiben, müssen Sie bestätigen, dass die Aussagen unter Strafe des Meineids wahr sind:

1. Die auf diesem Formular angegebene Nummer ist meine korrekte Steueridentifikationsnummer (oder ich warte darauf, dass mir eine Nummer ausgestellt wird).

Wenn Sie darüber nachgedacht haben, eine „geliehene“, gestohlene oder erfundene Steuernummer zu verwenden, überlegen Sie es sich zweimal, bevor Sie unter Eid liegen.

2. Ich unterliegt keiner Sicherungsverweigerung, weil: (a) ich von der Sicherungsverweigerung befreit bin oder (b) mir vom Internal Revenue Service (IRS) nicht mitgeteilt wurde, dass ich aufgrund von a einer Sicherungsverweigerung unterliegt Versäumnis, alle Zinsen oder Dividenden zu melden, oder (c) der IRS hat mir mitgeteilt, dass ich nicht mehr der Sicherungsverweigerung unterworfen bin.

Die meisten Steuerzahler sind von der Sicherungsverweigerung unterzogen wurden, dies aber nicht mehr tun.

3. Ich bin US-Bürger oder eine andere US-Person.

Wenn Sie ein gebietsansässiger Ausländer sind, sind Sie im klaren. Das IRS betrachtet außerdem Folgendes als „US-Person“: eine Partnerschaft, ein Unternehmen, eine Firma oder eine Vereinigung, die in den Vereinigten Staaten oder nach den Gesetzen der Vereinigten Staaten gegründet oder organisiert wurde; ein inländisches Anwesen; und ein inländisches Vertrauen. Wenn es sich bei Ihrem Unternehmen um eine Partnerschaft mit einem ausländischen Partner handelt, gelten besondere Regeln. Lesen Sie darüber in der Anleitung zum Formular W-9. Wenn Sie kein US-Bürger sind, müssen Sie möglicherweise stattdessen das Formular W-8 oder 8233 ausfüllen.

4. Die auf diesem Formular eingegebenen FATCA-Codes (falls vorhanden), die angeben, dass ich von der FATCA-Berichterstattung ausgenommen bin, sind korrekt.

Sie müssen sich wahrscheinlich keine Sorgen machen, was mit dem Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA) zu tun hat.

Besondere Überlegungen beim Einreichen des Formulars W-9

Das Formular W-9 fordert Sie auf, Punkt 2 oben zu streichen, wenn Sie vom IRS darüber informiert wurden, dass Sie derzeit einer Sicherungsverweigerung unterliegen, weil Sie nicht alle Zinsen und Dividenden in Ihrer Steuererklärung angegeben haben.

Sie können Punkt 2 streichen, wenn Sie das Formular W-9 im Zusammenhang mit einer Immobilientransaktion ausfüllen. Punkt 2 gilt in diesem Fall nicht, daher spielt es keine Rolle, ob Sie einer Sicherungsverweigerung unterliegen.

Wenn Sie nun das Kleingedruckte in der W-9-Anleitung sorgfältig lesen, scheint dies darauf hinzudeuten, dass die meisten Personen dieses Formular überhaupt nicht unterschreiben müssen. Sie müssen es im Allgemeinen nur unterschreiben, wenn der IRS Sie darüber informiert hat, dass Sie zuvor eine falsche TIN angegeben haben. Abgesehen von den technischen Details wird die Person, die Sie gebeten hat, das Formular W-9 auszufüllen, es wahrscheinlich als unvollständig oder ungültig betrachten, wenn Sie es nicht unterschrieben haben, und viel Glück beim Versuch, sie davon zu überzeugen.

Rücksendeformular W-9

Senden Sie Ihr ausgefülltes Formular W-9 an das Unternehmen zurück, das Sie zum Ausfüllen aufgefordert hat. Im Idealfall liefern Sie es persönlich, um die Gefahr von Identitätsdiebstahl zu begrenzen. Diese Methode ist jedoch häufig nicht praktikabel. Mail gilt als relativ sicher. Wenn Sie das Formular per E-Mail senden müssen, sollten Sie sowohl das Dokument als auch Ihre E-Mail-Nachricht verschlüsseln und dreimal überprüfen, ob Sie die richtige E-Mail-Adresse des Empfängers haben, bevor Sie Ihre Nachricht senden. Kostenlose Dienste sind online verfügbar, um Ihnen dabei zu helfen. Überprüfen Sie jedoch deren Ruf, bevor Sie ihnen Ihre Dokumente anvertrauen.

Das Fazit

Wenn Sie auf Ihrem Formular W-9 genaue Informationen angeben, können Sie sicherstellen, dass Zahlungen, die Sie erhalten – oder andere Transaktionen, für die dieses Formular erforderlich ist – ordnungsgemäß an das IRS gemeldet werden. Wenn Sie sich bei einigen Punkten nicht sicher sind, z. B. bei der ordnungsgemäßen Klassifizierung Ihres Unternehmens, wenden Sie sich an Ihren Buchhalter oder einen anderen Finanzberater.