Elektronisches Besprechungssystem (EMS)
Was ist ein elektronisches Besprechungssystem?
Ein elektronisches Besprechungssystem (EMS) ist eine Software, die zur Problemlösung und Entscheidungsfindung innerhalb einer Gruppe anregen soll. Zu den Standardfunktionen elektronischer Besprechungssysteme gehören elektronisches Brainstorming (im Allgemeinen in einem anonymen Format), Parallelverarbeitung, Diskussionstools und Abstimmungen. Die einzigartigen Merkmale eines EMS überwinden die Grenzen traditioneller persönlicher Treffen wie mangelnde Beteiligung, Kritik und Beherrschung des Verfahrens durch nur wenige Mitglieder.
Ein E-Meeting ist jedes Meeting, das online stattfindet. Elektronische Besprechungssysteme (EMS) können die Softwareplattform bereitstellen, um E-Meetings zu erleichtern und eine stärkere Beteiligung von Arbeitnehmern zu ermöglichen, die möglicherweise geografisch weit verstreut oder zurückhaltend sind, an einer traditionellen Unternehmenssitzung teilzunehmen.
Verstehen elektronischer Besprechungssysteme
Elektronische Meetingsysteme (EMS) unterscheiden sich von Web- oder Videokonferenz Meetingsystemen, obwohl beide einige Funktionen gemeinsam haben und sich am modernen Arbeitsplatz ergänzen. Ein EMS bietet Organisationen und Benutzern viele Vorteile, wie beispielsweise eine Reduzierung der Reisekosten, eine erhöhte Teilnahme aufgrund der Anonymität des Systems, weniger Unterbrechungen im Vergleich zu Besprechungen in einem geschäftigen Büro und eine bessere Verfügbarkeit der Teilnehmer.
Diese Vorteile kompensieren den großen Nachteil solcher Systeme, nämlich den Mangel an persönlichem Kontakt und menschlicher Interaktion, mehr als. Es hat klare Vorteile, Körpersprache lesen und Blickkontakt bei der Kommunikation mit anderen Menschen herstellen zu können. Ein EMS blockiert typischerweise diese Art von Interaktion oder schränkt sie zumindest ein. Ein weiterer Nachteil eines EMS ist das Risiko von technischen oder elektronischen Unterbrechungen, sollte die digitale Konnektivität instabil werden oder sogar ausfallen.
Die zentralen Thesen
- Ein elektronisches Besprechungssystem (EMS) ist eine Softwareplattform, die unter anderem einen digitalen Besprechungsraum für die Gruppenzusammenarbeit, Problemlösung und die Bereitstellung von anonymem Feedback bereitstellt.
- Elektronische Besprechungssysteme helfen Unternehmen, Reisekosten einzusparen und die Teilnahme zu erleichtern, da alles anonym und von jedem Standort des Mitarbeiters aus zugänglich ist.
- Ein EMS kann niemals den persönlichen Kontakt ersetzen, den ein traditionelleres Treffen erleichtern könnte; ein EMS ist auch anfällig, wenn eine Einrichtung Konnektivitätsprobleme hat, die die Online-Kommunikation erschweren würden.
Beispiel für elektronische Besprechungssysteme
Ein EMS kann für begrenzte oder spezifische Zwecke wie Schulungen und Verkaufspräsentationen entwickelt werden. Ein Beispiel für die potenzielle Verwendung eines EMS wäre, wenn ein Unternehmen die Einführung eines neuen Produkts plant und die potenzielle Attraktivität bei Mitarbeitern testen möchte, die über den Hintergrund und das Wissen verfügen, um das vorgeschlagene Angebot objektiv zu beurteilen. Mithilfe eines elektronischen Besprechungssystems können die Teilnehmer Meinungen und Kritik frei von potenziellen Konflikten und Gruppendenken austauschen, die ansonsten die Antworten beeinflussen könnten.