Digital Transaction Management (DTM)
Was ist digitales Transaktionsmanagement (DTM)?
Digital Transaction Management (DTM) ist ein Cloud-Computing Dienst, der es Benutzern ermöglicht, dokumentenbasierte Transaktionen digital zu verwalten. DTM-Dienste zielen darauf ab, die Unterzeichnung von Geschäftsvereinbarungen und Verträgen zu beschleunigen, indem der Prozess schnell, genau und sicher digitalisiert wird.
Neben der schnelleren Ausführung gehören zu den weiteren Vorteilen der DTM-Technologie weniger Fehler und geringere Betriebskosten, da Dokumente sofort online signiert und übertragen werden können, anstatt gedruckt, physisch signiert, gescannt und per E-Mail versendet oder per Post zurückgesandt zu werden. Anbieter von DTM-Diensten sind DocuSign (DOCU ), Adobe (ADBE ) und OneSpan (OSPN ).12
Die zentralen Thesen
- Digital Transaction Management (DTM) bezieht sich auf die Online-Erleichterung der sicheren Unterzeichnung und Verarbeitung von Dokumenten.
- Unternehmen, die papierbasierte Workflows durch DTM-Systeme ersetzen, können Kosten und Fehler reduzieren und gleichzeitig die Produktivität und die Transaktionszeiten erhöhen.
- DTM-Dienste sind Cloud-basiert, d. h. Mitarbeiter können von jedem Gerät mit Internetverbindung auf wichtige Unternehmensdokumente zugreifen.
Verständnis des digitalen Transaktionsmanagements
Die DTM-Technologie erstellt digitale Signaturen, die hochsicher und authentifiziert sind, was sie laut DocuSign rechtlich durchsetzbarer macht als herkömmliche Signaturen. Da DTM-Dienste Cloud-basiert sind, können Unternehmen mit der Technologie jederzeit und überall auf jedem Gerät auf wichtige Dokumente zugreifen und Geschäfte tätigen.
Befürworter sagen, dass Unternehmen DTM leichter einführen können, wenn sie bestehende Papier-Workflows von Anfang bis Ende auf einen vollständig digitalen Prozess umstellen. Sie argumentieren auch, dass papierbasierte Prozesse zwar für viele Benutzer vertrauter und komfortabler sind, aber nicht so sicher oder zuverlässig sind, wie viele denken. Papierdokumente können verloren gehen, sind nicht so sicher und können schwer zu kontrollieren sein. Ein Unternehmen, das sich für die Implementierung von DTM entscheidet, kann in einer einzelnen Abteilung beginnen oder den Wechsel unternehmensweit vollziehen.
Die DTM kommt Unternehmen zugute, indem sie die Transaktionszeiten verkürzt und das Kundenerlebnis verbessert. Der xDTM-Standard legt Anforderungen an DTM-Anbieter fest, die Sicherheit, Gewährleistung, Datenschutz, Gültigkeit, Verfügbarkeit, Skalierbarkeit, Universalität und Interoperabilität berücksichtigen müssen.
Vorteile des digitalen Transaktionsmanagements
DTM verlangt von Branchenexperten, Best Practices für Praktiker in verschiedenen Bereichen zu entwickeln und umzusetzen, von Ärzten über Anwälte bis hin zu Regierungsangestellten. Wenn beispielsweise DTM im Gesundheitswesen verwendet wird, kann der Datenschutzstandard von größter Bedeutung sein, während bei der Finanzierung der Sicherheitsstandard möglicherweise wichtiger ist. Jeder Aspekt eines Unternehmens kann die Vorteile der DTM nutzen.
- Verkauf. DTM kann für Vergütungsvereinbarungen, Empfehlungsvereinbarungen, Neukundenanmeldungen und Geschäftsbedingungen verwendet werden.
- Personalwesen. Unternehmen können DTM für das Onboarding neuer Mitarbeiter, Geheimhaltungsvereinbarungen und Gehaltsabrechnungsformulare verwenden.
- Finanzen. DTM erleichtert die Verwaltung von Rechnungen, Vermögensübertragungen und Alterskonten.
- Informationstechnologie. Unternehmen können DTM für die Zugriffsverwaltung und die Wartungsautorisierung verwenden.
- Recht. Vertragsmanagement und interne Compliance können über DTM abgewickelt werden.
- Beschaffung. DTM kann zur Verarbeitung von Bestellungen und Leistungsbeschreibungen verwendet werden.
Digitales Transaktionsmanagement in der Praxis
DocuSign, Adobe und OneSpan (ehemals VASCO Data Security International) sind drei große Player im DTM-Markt und auf digitale Signaturen spezialisiert. Andere große DTM-Unternehmen sind Box ( Cloud-Speicher, Teamzusammenarbeit und Workflow-Automatisierung für Unternehmenbereitstellt; Fluix, das Dateien speichert, die Zusammenarbeit an Dokumenten erleichtert und Papierdokumente in digitale Dateien umwandelt, zusätzlich zum Angebot von elektronischen Signaturen; und Mi-Corporation, die mobilbasierte Lösungen anbieten, um Mitarbeiter beim Sammeln von Daten, GPS, Fotos, Barcodes und Unterschriften im Außendienst zu unterstützen.
Es gibt eine Reihe anderer DTM-Unternehmen, daher sollten potenzielle Benutzer einen Vergleich der Kosten und Funktionen durchführen, die sich häufig ändern. Einige Unternehmen richten sich an kleine Unternehmen, während andere sich auf Lösungen auf Unternehmensebene konzentrieren.