Zyklusabrechnung
Was ist Zyklusabrechnung?
Cycle – Abrechnung ist die Praxis der Abrechnung verschiedene Kunden basierend auf einem Zeitplan, anstatt Abrechnung alle Konten auf einmal an einem einzigen Tag. Abrechnungen werden in unterschiedlichen Abständen erstellt und versendet, wodurch die Arbeitsbelastung des Unternehmens verteilt und der Überblick über die Rechnungsempfänger erleichtert wird.
Die zentralen Thesen
- Die zyklische Rechnungsstellung ist eine Art der Kontoverwaltung, die es Unternehmen ermöglicht, Kunden an verschiedenen Tagen des Monats und nicht alle am selben Tag abzurechnen.
- Die Praxis ermöglicht es dem Unternehmen, Abrechnungen an verschiedenen Tagen zu erstellen und zu verteilen, anstatt eine Flut von Rechnungen zu haben, die gleichzeitig gesendet werden müssen.
- Die zyklische Abrechnung ermöglicht es Unternehmen, einen benutzerdefinierten Zeitplan zu erstellen, der eine einfachere Verfolgung ermöglicht, welche Kunden in Rechnung gestellt, bezahlt oder nicht bezahlt wurden.
- Zu den Strategien gehört die Rechnungsstellung für die größten zuerst geschuldeten Beträge, dann für die nächstgrößeren Beträge usw. Abrechnung alphabetisch; oder Abrechnung basierend auf dem Tag des Monats, an dem das Konto des Kunden eröffnet wurde oder der Kunde sich für eine Abrechnung entschieden hat.
- Die Länge der Abrechnungszyklen kann je nach benötigtem Cashflow und Bonität eines Kunden von Kunde zu Kunde variieren.
So funktioniert die Zyklusabrechnung
Die Zyklusabrechnung ist eine Rechnungsstellungsstrategie, bei der ein bestimmter Prozentsatz der Kunden jeden Tag abgerechnet wird, anstatt sie alle zusammen abzurechnen, möglicherweise am Monatsende.
Unternehmen, die diese Technik anwenden, können dies auf verschiedene Weise tun. Zu den Methoden gehören das Versenden von Rechnungen für die größten ausstehenden Beträge am ersten eines jeden Monats, gefolgt vom kleineren Rechnungsbetrag am zweiten eines jeden Monats oder später. Kunden können auch in alphabetischer Reihenfolge, dem Tag des Monats der Kontoeröffnung oder dem Datum, an dem der Kunde bei der Kontoeröffnung die Rechnung gestellt hat, abgerechnet werden.
Das Datum, an dem der Zyklus beginnt, kann von der Art des angebotenen Dienstes und den Bedürfnissen des Kunden abhängen. Ein Kabel-TV-Anbieter könnte sich beispielsweise dafür entscheiden, den Abrechnungszyklus eines Kunden so einzustellen, dass er sich an den Beginn des Dienstes des Kunden ausrichtet.
Die zyklische Abrechnung weicht von der üblichen Praxis ab, alle Rechnungen am selben Tag auszustellen. Die Abrechnung nach einem einzigen Datum wird normalerweise von Unternehmen verwendet, die ein gemeinsames Fälligkeitsdatum für Dienstleistungen oder Mieten haben. Ein Apartmentkomplex kann beispielsweise am ersten eines jeden Monats eine Mietrechnung senden, unabhängig davon, wann der Mieter seinen individuellen Mietvertrag unterschrieben hat.
Bei der Zyklusabrechnung kann ein Unternehmen an mehreren Tagen oder an jedem Tag des Monats oder über einen längeren Zeitraum abrechnen.
Vor- und Nachteile von Cycle Billing
Die zyklische Abrechnung ermöglicht es dem Lieferanten, das Volumen der an einem bestimmten Tag zu erledigenden Abrechnungsarbeiten zu reduzieren, einen maßgeschneiderten Zeitplan zu entwickeln und einfacher zu verfolgen, welche Kunden noch nicht in Rechnung gestellt wurden. Die Übernahme dieses speziellen Modells kann zu geringeren Vertriebs, allgemeinen und Verwaltungskosten (SG&A) führen, da die Nachverfolgung der Anzahl der ausgehenden Rechnungen vereinfacht und weniger fehleranfällig wird.
Auf der anderen Seite kann sich die zyklische Abrechnungstechnik negativ auf die Cashflows auswirken, da einige Rechnungen möglicherweise mehrere Tage nach der normalen Ausstellung verspätet sind. Darüber hinaus kann ein kleinerer Anbieter, der Schwierigkeiten hat, den Überblick über Rechnungen und geschuldete Gelder zu behalten, überfordert sein, wenn er mit verschiedenen Abrechnungen für verschiedene Tage Schritt halten muss.
Besondere Überlegungen
Unternehmen, die die Zyklusabrechnung verwenden, können unterschiedliche Längen von Abrechnungszyklen festlegen. Lieferanten können den Zeitraum zwischen Abrechnungen verkürzen oder verlängern, um Cashflows zu verwalten oder sich an eine Änderung der Kreditwürdigkeit eines Kunden anzupassen.
Beispielsweise muss ein Großhändler einer Supermarktkette möglicherweise den Zahlungseingang beschleunigen, da das Unternehmen, von dem er Lieferwagen mietet, seinen Abrechnungszyklus verkürzt hat. Ein weiteres Beispiel ist eine Situation, in der ein Großhändler für Unterhaltungselektronik einen zu spät zahlenden Kunden einer Einzelhandelskette hat. Da dieses Konto riskanter ist, könnte der Großhändler beschließen, den Abrechnungszyklus von vier Wochen auf drei Wochen zu verkürzen.
Ein Abrechnungszeitraum kann sich auch über einen Monat erstrecken, beispielsweise wenn ein großer Firmenkunde einen 45-tägigen Abrechnungszeitraum für bestimmte Dienste anfordert. Bei guter Bonität dieses Kunden kann der Verkäufer dem längeren Zyklus zustimmen.