Kassenbuchhaltung

Was ist Kassenbuchhaltung?

Die Barabrechnung ist eine Abrechnungsmethode, bei der Zahlungsbelege in der Periode erfasst werden, in der sie eingehen, und Ausgaben in der Periode erfasst werden, in der sie tatsächlich bezahlt werden. Mit anderen Worten, Einnahmen und Ausgaben werden bei Geldeingang bzw. -zahlung erfasst.

Die Kassenbuchhaltung wird auch als Kassenbuchhaltung bezeichnet; und kann der periodengerechten Buchführung gegenübergestellt werden, bei der Erträge zum Zeitpunkt der Ertragserzielung und Aufwendungen erfasst werden, wenn Verbindlichkeiten entstehen, unabhängig davon, wann Barmittel tatsächlich empfangen oder gezahlt werden.

Verstehen der Kassenbuchhaltung

Die Kassenbuchhaltung ist eine von zwei Formen der Buchführung. Das andere ist die periodengerechte Rechnungslegung, bei der Erträge und Aufwendungen erfasst werden, wenn sie anfallen. Kleine Unternehmen verwenden häufig die Kassenbuchhaltung, weil sie einfacher und unkomplizierter ist und ein klares Bild davon liefert, wie viel Geld das Unternehmen tatsächlich zur Verfügung hat. Unternehmen sind jedoch verpflichtet, die periodengerechte Buchführung nach den allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätzen (GAAP) zu verwenden.

Wenn Transaktionen auf Barbasis verbucht werden, wirken sie sich verzögert auf die Bücher eines Unternehmens aus, nachdem eine Transaktion vollzogen wurde. Infolgedessen ist die Kassenbuchhaltung kurzfristig oft weniger genau als die Periodenrechnung.

Den meisten kleinen Unternehmen ist es erlaubt, zwischen der Bar- und der Periodenrechnungsmethode zu wählen, aber der IRS verlangt von Unternehmen mit einem Jahresbruttoeinnahmen von mehr als 25 Millionen US-Dollar, die Periodenrechnungsmethode zu verwenden. Darüber hinaus verbietetder  Tax Reform Act von 1986 die Verwendung der Cash-Accounting-Methode für  C-Gesellschaften, Steuervergünstigungen, bestimmte Arten von Trusts und Personengesellschaften mit C-Corporation-Partnern. Beachten Sie, dass Unternehmen für die Steuerberichterstattung die gleiche Rechnungslegungsmethode verwenden müssen wie für ihre eigene interne Buchführung.

Beispiel für die Barabrechnung

Angenommen, Unternehmen A erhält 10.000 US-Dollar aus dem Verkauf von 10 Computern, die am 2. November an Unternehmen B verkauft wurden, und verbucht den Verkauf als am 2. November erfolgt. Die Tatsache, dass Unternehmen B die Bestellung für die Computer tatsächlich zurück gegeben hat am 5. Oktober wird als irrelevant erachtet, da sie nicht bezahlt wurden, bis sie am 2. November physisch geliefert wurden.

Im Gegensatz dazu hätte Unternehmen A bei der periodengerechten Buchführung den Verkauf von 10.000 US-Dollar am 5. Oktober verbucht, obwohl noch kein Bargeld den Besitzer gewechselt hatte.

In ähnlicher Weise erfassen Unternehmen in der Kassenbuchhaltung Ausgaben, wenn sie sie tatsächlich bezahlen, und nicht, wenn sie anfallen. Wenn Unternehmen C Unternehmen D am 15. Januar mit der Schädlingsbekämpfung beauftragt, aber die Rechnung für die bis zum 15. Februar abgeschlossene Dienstleistung nicht bezahlt, würde der Aufwand erst am 15. Februar in der Kassenbuchhaltung erfasst. Bei der periodengerechten Rechnungslegung würde der Aufwand jedoch am 15. Januar, als er initiiert wurde, buchmäßig erfasst werden.

Einschränkungen der Kassenbuchhaltung

Ein Hauptnachteil der Kassenbuchhaltung besteht darin, dass sie möglicherweise kein genaues Bild der eingegangenen (dh aufgelaufenen ), aber noch nicht bezahlten Verbindlichkeiten liefert, sodass das Unternehmen möglicherweise besser dran ist, als es tatsächlich ist. Auf der anderen Seite bedeutet die Kassenbuchhaltung auch, dass ein Unternehmen, das gerade einen großen Auftrag abgeschlossen hat, für den es auf Zahlung wartet, weniger erfolgreich zu sein scheint, als es tatsächlich ist, weil es Material und Arbeit für den Auftrag aufgewendet, aber noch nicht gesammelt hat Zahlung. Daher kann die Kassenbuchhaltung den Zustand des Unternehmens sowohl über- als auch unterschätzen, wenn die Einzüge oder Zahlungen in einer Periode im Vergleich zu einer anderen besonders hoch oder niedrig sind.

Es gibt auch einige potenziell negative steuerliche Konsequenzen für Unternehmen, die die Barbuchhaltungsmethode anwenden. Grundsätzlich können Unternehmen nur Aufwendungen abziehen, die innerhalb des laufenden Steuerjahres erfasst werden. Wenn einem Unternehmen im Dezember 2019 Aufwendungen entstehen, diese jedoch erst im Januar 2020 verrechnet werden, kann es für das Geschäftsjahr 2019 keinen Abzug geltend machen, was sich erheblich auf das Geschäftsergebnis auswirken könnte. Ebenso darf ein Unternehmen, das im Jahr 2020 von einem Kunden eine Zahlung für im Jahr 2019 erbrachte Dienstleistungen erhält, nur die Einnahmen in seinen Jahresabschluss für 2020 aufnehmen.