Barauszahlungsjournal

Was ist ein Barauszahlungsjournal?

Ein Barauszahlungsjournal ist eine Aufzeichnung, die von den internen Buchhaltern eines Unternehmens geführt wird und die alle finanziellen Ausgaben eines Unternehmens auflistet, bevor diese Zahlungen im Hauptbuch gebucht werden. Auf monatlicher Basis werden diese Journale mit den Hauptbuchkonten abgeglichen, die dann verwendet werden, um Abschlüsse für regelmäßige Abrechnungsperioden zu erstellen.

Grundlegendes zu einem Barauszahlungsjournal

Diese Journale werden im Allgemeinen von einer Buchhaltungssoftware verwaltet und enthalten wichtige Informationen wie den Auszahlungsbetrag, die Schecknummer, die Transaktionsart, den Zahlungsempfänger, den Zahler und das Memo. Einige Unternehmen zeichnen jedoch andere wichtige Details auf, z. B. Rabatte auf gekaufte Massenartikel. Unterschiedliche Arten von Ausgaben können entweder in verschiedenen Spalten aufgeführt sein oder unterschiedliche Codes erhalten.

Journalmanager müssen detailorientiert sein und jede Transaktion sorgfältig aufzeichnen, um zu verhindern, dass Bargeld fehlgeleitet oder zweckentfremdet wird. Darüber hinaus können Barauszahlungsjournale Geschäftsinhabern beim Cash-Management helfen, indem sie klare Bilder von Lagerkosten, Löhnen, Mietkosten und anderen externen Ausgaben liefern. Diese Daten können entscheidend sein, um fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen.

Ein Barauszahlungsjournal zeigt einem Geschäftsinhaber an, ob mehr Geld das Unternehmen verlässt als eingeht und umgekehrt, sodass er Anpassungen am Geschäft vornehmen kann, um sicherzustellen, dass immer ein positiver Cashflow vorhanden ist.

Bei einer Barauszahlung wird jeder Bargeldtransfer erfasst, nicht nur der von physischem Bargeld. Dies schließt Schecks und elektronische Überweisungen oder andere Bargeldäquivalente ein.

Struktur des Barauszahlungsjournals

Das Auszahlungsjournal enthält eine Vielzahl von Spalten, um die Zahlungsmittelabflüsse des Unternehmens zu erfassen. Die Spalten enthalten das Datum jeder Barzahlung, die Details des anderen betroffenen Hauptkontos, die vom Unternehmen ausgestellte Schecknummer, den Gesamtbetrag der Barzahlung, das Kreditkontrollkonto, das den vom Konto des Gläubigers abgezogenen Betrag anzeigt, gezahlte Steuern und spezielle Spalten, die die Art der Transaktion identifizieren, z. B. Werbung, Löhne usw.

Jede dieser Spalten wird dann am Ende des Erfassungszeitraums zu einer Gesamtsumme addiert. Diese Informationen werden dann in das Hauptbuch übertragen.

Beispiel für ein Barauszahlungsjournal

Angenommen, in einem Monat kauft das Unternehmen ABC eine Maschine vom Hersteller BZY für 5.000 US-Dollar und mietet einen LKW von Rental Trucks für 500 US-Dollar. Das Unternehmen müsste seine Barguthaben gutschreiben und entsprechende Konten belasten. Das Kassenbuch würde ungefähr so ​​aussehen.

Dies ist ein sehr vereinfachtes Beispiel, würde aber zeigen, wie Transaktionen aufgezeichnet werden. Sowohl der Geldbetrag muss auf dem Geldguthabenkonto gebucht als auch der gleiche Betrag von einem entsprechenden Konto abgebucht werden. Je nach Typ kann dieses Konto ein Bestandskonto oder ein anderes traditionelles Bilanzkonto sein. In diesem Fall wurde es einem Konto der Kategorie „andere“ zugeordnet.

Für jede Art von Unternehmen sieht ein Barauszahlungsjournal sehr unterschiedlich aus. Das Barauszahlungsjournal eines Einzelhändlers würde Inventar, Forderungen, Verbindlichkeiten, Gehälter und Löhne enthalten. Ein Hersteller kann all dies haben, aber auch die eingekauften Rohstoffe und die Produktionskosten. Ein Softwareunternehmen darf nur Gehälter und Hardware-(Computer-)Kosten haben.

Unabhängig von der Art des Unternehmens muss ein Geschäftsinhaber jedes Mal, wenn Bargeld ausgezahlt wird, ein Barauszahlungsjournal verwenden, um aufzuzeichnen, wo Geld ausgegeben wird. Es ist ein entscheidendes Instrument für den Erfolg jedes Unternehmens und stellt sicher, dass alle Informationen, die dem Internal Revenue Service (IRS) zur Verfügung gestellt werden, zur Steuerzeit korrekt sind.