Budgetabweichung

Was ist eine Budgetabweichung?

Eine Budgetabweichung ist ein periodisches Maß, das von Regierungen, Unternehmen oder Einzelpersonen verwendet wird, um die Differenz zwischen budgetierten und tatsächlichen Zahlen für eine bestimmte Buchhaltungskategorie zu quantifizieren. Eine günstige Budgetabweichung bezieht sich auf positive Abweichungen oder Gewinne; eine ungünstige Budgetabweichung beschreibt eine negative Abweichung, die auf Verluste oder Unterdeckungen hinweist. Budgetabweichungen entstehen, weil Prognostiker zukünftige Kosten und Einnahmen nicht mit vollständiger Genauigkeit vorhersagen können.

Budgetabweichungen können aufgrund kontrollierter oder unkontrollierbarer Faktoren weitgehend auftreten. So sind beispielsweise ein schlecht geplantes Budget und Arbeitskosten kontrollierbare Faktoren. Unkontrollierbare Faktoren sind oft externe Faktoren und resultieren aus Ereignissen außerhalb des Unternehmens, wie beispielsweise einer Naturkatastrophe.

Budgetabweichungen verstehen

Es gibt drei Hauptursachen für Budgetabweichungen: Fehler, sich ändernde Geschäftsbedingungen und unerfüllte Erwartungen.

1. Bei der Erstellung des Budgets können Fehler der Budgetersteller auftreten. Dafür gibt es eine Reihe von Gründen, darunter fehlerhafte Mathematik, falsche Annahmen oder das Vertrauen auf veraltete oder schlechte Daten.
2. Veränderte Geschäftsbedingungen, einschließlich Veränderungen der Gesamtwirtschaft oder des Welthandels, können Budgetabweichungen verursachen. Möglicherweise steigen die Rohstoffkosten oder ein neuer Wettbewerber ist in den Markt eingetreten, um Preisdruck zu erzeugen. Auch politische und regulatorische Veränderungen, die nicht genau prognostiziert wurden, fallen in diese Kategorie.
3. Budgetabweichungen treten auch auf, wenn das Managementteam die Erwartungen über- oder unterschreitet. Erwartungen basieren immer auf Schätzungen und Projekten, die auch auf den Werten der im Budget enthaltenen Inputs und Annahmen beruhen. Infolgedessen sind Abweichungen häufiger, als die Unternehmensleiter es gerne hätten.

Bedeutung einer Budgetabweichung

Eine Abweichung sollte entsprechend mit „günstig“ oder „ungünstig“ gekennzeichnet werden. Eine günstige Abweichung liegt vor, wenn die Einnahmen höher sind als veranschlagt oder die Ausgaben niedriger sind als vorhergesagt. Die Folge könnten höhere Einnahmen sein als ursprünglich prognostiziert. Umgekehrt liegt eine ungünstige Abweichung vor, wenn die Einnahmen unter dem budgetierten Betrag liegen oder die Ausgaben höher sind als prognostiziert. Aufgrund der Abweichung kann der Nettogewinn unter den ursprünglich erwarteten Erwartungen des Managements liegen.

Wenn die Abweichungen als wesentlich angesehen werden, werden sie untersucht, um die Ursache zu ermitteln. Dann wird das Management beauftragt, zu prüfen, ob es Abhilfe schaffen kann. Die Definition von Material ist subjektiv und je nach Unternehmen und relativer Varianzgröße unterschiedlich. Wenn jedoch eine wesentliche Abweichung über einen längeren Zeitraum anhält, muss das Management wahrscheinlich seinen Budgetierungsprozess evaluieren.

Budgetabweichung bei einem flexiblen Budget im Vergleich zu einem statischen Budget

Ein flexibles Budget ermöglicht Änderungen und Aktualisierungen, wenn die Annahmen, die zur Erstellung des Budgets verwendet wurden, geändert werden. Ein statisches Budget bleibt jedoch gleich, auch wenn sich die Annahmen ändern. Das flexible Budget ermöglicht somit eine größere Anpassungsfähigkeit an sich ändernde Umstände und sollte zu weniger positiven wie negativen Budgetabweichungen führen.

Unter der Annahme einer Produktionskürzung werden beispielsweise auch die variablen Kosten niedriger sein. Bei einem flexiblen Budget spiegelt sich dies wider, und die Ergebnisse können auf dieser niedrigeren Produktionsebene bewertet werden. Bei einem statischen Budget bleibt das ursprüngliche Produktionsniveau gleich und die resultierende Varianz ist nicht so aufschlussreich. Es ist erwähnenswert, dass die meisten Unternehmen aus genau diesem Grund ein flexibles Budget verwenden.

Beispiel für eine ungünstige Abweichung

Nehmen wir als Beispiel an, dass der Umsatz eines Unternehmens   im ersten Quartal des Jahres 250.000 US-Dollar betragen sollte. Das Unternehmen erzielte jedoch nur einen Umsatz von 200.000 US-Dollar, da die Nachfrage bei den Verbrauchern zurückging. Die ungünstige Abweichung würde 50.000 USD oder 20 % betragen.

Wenn die Ausgaben für den Zeitraum auf 200.000 US-Dollar prognostiziert werden, tatsächlich jedoch 250.000 US-Dollar betragen, ergibt sich eine ungünstige Abweichung von 50.000 US-Dollar oder 25 %.