Buchungskontrolle
Was ist ein Audit-Trail?
Ein Audit Trail ist eine schrittweise Aufzeichnung, mit der Buchhaltungs, Handelsdetails oder andere Finanzdaten bis zu ihrer Quelle zurückverfolgt werden können. Audit Trails werden verwendet, um viele Arten von Transaktionen zu überprüfen und zu verfolgen, einschließlich Buchhaltungstransaktionen und Trades in Brokerage-Konten.
Ein Audit-Trail wird am häufigsten verwendet, wenn die Genauigkeit eines Elements überprüft werden muss, beispielsweise im Fall eines Audits. Audit Trails können nützliche Werkzeuge sein, um die Gültigkeit eines Buchführungseintrags, einer Geldquelle oder eines Handels zu bestimmen.
Die zentralen Thesen
- Ein Audit Trail ist ein sequenzieller Datensatz, der die Historie und Ereignisse im Zusammenhang mit einer bestimmten Transaktion oder einem Ledger-Eintrag detailliert beschreibt.
- Die Pflege eines Prüfpfads ist in vielen Finanzbereichen häufig eine behördliche Anforderung sowie eine bewährte Methode für die Rechnungslegung.
- Auftragsprüfpfade liefern Beweise und Informationen für Aufsichtsbehörden bei Verdacht auf Betrug oder illegale Finanzaktivitäten.
- Die Verwendung von Audit Trails trägt zur Stabilisierung der Gesamtwirtschaft bei, indem die Informationen der Unternehmen an die Öffentlichkeit bestätigt werden.
- Aufsichtsbehörden wie die SEC und die NYSE verwenden Prüfpfade zur expliziten Rekonstruktion von Handelsgeschäften, wenn Fragen zur Gültigkeit oder Genauigkeit von Handelsdaten bestehen.
Verstehen eines Audit-Trails
Audit Trails können in der Buchhaltung verwendet werden, wenn ein Wirtschaftsprüfer oder Prüfer Zahlen wie Umsatz, Nettogewinn oder Gewinn pro Aktie (EPS) überprüfen muss. Transaktionen, die mit der Berechnung des Umsatzes, des Nettoergebnisses oder des Ergebnisses je Aktie eines Unternehmens verbunden sind, werden überprüft und die Berechnungen können wiederholt werden, wenn die Zahlen falsch klassifiziert wurden.
Die Kosten der verkauften Waren (COGS) sind beispielsweise ein Aufwandsposten, der vom Bruttoumsatz abgezogen wird, der bei der Berechnung des Nettoeinkommens verwendet wird. Die Kosten der verkauften Waren würden doppelt überprüft, indem die Transaktionen und Datenquellen überprüft werden, die in die Berechnung der Kosten der verkauften Waren eingingen. Alle Elemente der endgültigen Zahlen werden entlang des Audit-Trails überprüft, um die endgültige Zahl zu überprüfen.
Alle börsennotierten Unternehmen unterziehen sich im Rahmen ihrer Berichtspflichten einer Finanzprüfung.
Arten von Audit Trails
Audit Trails, oder besser gesagt der Prozess, einem Audit Trail zu folgen, finden sich in vielen verschiedenen Bereichen des Finanzwesens. Beim Kauf eines Eigenheims kann ein Hypothekengeber beispielsweise einen Prüfpfad verwenden, um die Geldquelle für eine Anzahlung zu ermitteln. Sie können verlangen, einen Kontoauszug einzusehen, der die Einzahlung von Geldern auf das Konto zeigt, und eine zusätzliche Überprüfung der Quelle der Einzahlung verlangen.
Die Securities and Exchange Commission (SEC) und die NYSE verwenden Prüfpfade zur expliziten Rekonstruktion von Handelsgeschäften, wenn Fragen zur Gültigkeit oder Genauigkeit von Handelsdaten bestehen. Damit soll sichergestellt werden, dass die an wichtigen Börsen stattfindenden Geschäfte den geltenden Vorschriften entsprechen.
Natürlich können Audit Trails auch verwendet werden, um unzulässige Marktaktivitäten zu verfolgen. Wenn beispielsweise angenommen wird, dass ein bestimmtes Unternehmen große Mengen einer dünn gehandelten Aktie handelt, um den Aktienkurs zu manipulieren, kann eine Aufsichtsbehörde einen Prüfpfad verwenden, um den Schuldigen zu identifizieren.
Eine Aufsichtsbehörde dokumentiert und analysiert dann alle Häuser und Broker, die an bestimmten Trades für das verletzende Wertpapier beteiligt sind, um festzustellen, wessen Aktivität abnormal ist und wer der Manipulator sein könnte. Abhängig von der Komplexität des verwendeten Handelsschemas kann die Rekonstruktion der Handelshistorie zusätzlich zu den Audit-Trail-Daten eine forensische Buchhaltung erfordern.
Vor- und Nachteile von Audit Trails
Audit Trails sind ein wichtiges Instrument, das von Buchhaltern verwendet wird, um Unternehmen für ihre Handlungen zur Rechenschaft zu ziehen. Ohne die Verwendung von Prüfpfaden zur Bestätigung von Finanzinformationen gibt es keinen Grund zu der Annahme, dass die Finanzberichte eines Unternehmens legitim sind. Prüfpfade schützen also nicht nur Verbraucher vor betrügerischen Meldungen, sondern tragen auch zur Stabilisierung der Gesamtwirtschaft bei.
Audit-Trails zwingen die Unternehmen auch dazu, ein gründliches und aktualisiertes Audit-Log- und -Trail-System zu führen, das Betrug und andere Arten von Finanzkriminalität weiter reduziert. In Branchen wie dem Gesundheitswesen trägt die sorgfältige Führung von Prüfprotokollen dazu bei, dass sensible Informationen, die beispielsweise durch HIPAA-Vorschriften geschützt sind, nur von den entsprechenden Parteien abgerufen werden können.
Während Audit Trails Finanzinformationen liefern, die für den reibungslosen Geschäftsablauf absolut notwendig sind, gibt es einige Herausforderungen bei der Aufrechterhaltung und Implementierung der Praxis.
Das größte Problem für Unternehmen ist der Zeit- und Kostenaufwand, um ein ausreichend konformes Audit-Log zu führen. Dies ist insbesondere bei automatisierten Audit-Logs der Fall. Die Protokolle können mit zunehmender Größe schwierig zu navigieren und zu speichern sein. Darüber hinaus kann der Zugriff zu weit gefasst sein, was die Integrität der Daten beeinträchtigen kann.
Schließlich sind die Anforderungen an Prüfpfade manchmal unnötig starr, wie im Fall von Banken, die Kredite an ihre Mitglieder genehmigen möchten. Wenn ein Verbraucher beispielsweise keine angemessenen Finanzunterlagen führt, können ihm Kredite zu Unrecht abgelehnt werden, für die er ansonsten genehmigt werden sollte.
Fördert die Rechenschaftspflicht und Compliance der Benutzer
- Hilft, eine gut funktionierende Wirtschaft aufrechtzuerhalten
- Schützt vor Betrug
- Verbessert die Sicherheit
Kostspieligkeit
- Kann den Geschäftsbetrieb verlangsamen
- Kann zu starr sein
Beispiel eines Audit Trails
Das Order Audit Trail System (OATS) ist ein automatisiertes Handelseingabesystem, das von der Financial Industry Regulatory Authority (FINRA) eingerichtet wurde, um Informationen zu Aufträgen, Kursen und anderen zugehörigen Handelsdaten von allen im National Market System (NMS.) gehandelten Aktien aufzuzeichnen ). Dieses System vereinfacht den Ablauf einer Bestellung vom anfänglichen Eingang der Bestellung bis zu ihrer eventuellen Ausführung oder Stornierung, um eine einfache Nachverfolgung oder Auditierung zu ermöglichen.
Einer der Zwecke von OATS ist die Überwachung auf verdächtiges Verhalten und die Bereitstellung eines Audit-Trails für Ermittler. Aufgrund der aufgezeichneten Daten sind die Personen, die die verdächtige Aktivität ausführen, leichter zu finden.
Ein bedeutender Fall ereignete sich am 6. Mai 2010, als ein Daytrader den S & P 500 E-Mini-Markt “ festgenommen. Im Jahr 2016 bekannte er sich der Spoofing und des Drahtbetrugs schuldig. Obwohl eine Reihe von Parteien an der Bereitstellung von Zeugenaussagen und Beweisen beteiligt waren und dieser Fall Futures und nicht Aktien betraf , zeigt dies die Bedeutung von Auftragsprüfungspfaden und Finanzaufsicht. Die Regler konnten sehen, dass gefüllt auf sich, sondern für den alleinigen Zweck, den Markt in seiner bevorzugten Richtung zu manipulieren.
Ein weiteres der bekanntesten Beispiele für Betrug, das in den letzten Jahren durch Wirtschaftsprüfungspraktiken aufgedeckt wurde, war der Fall Enron. Ende der 90er Jahre wurde Enron für seine Innovation gelobt und war einer der Lieblinge der Wall Street. Das Unternehmen hatte jedoch ein erhebliches Engagement in einigen der am stärksten betroffenen Sektoren des Zusammenbruchs der Dotcom-Blase im Jahr 2000. Anstatt seine Verluste aufzufressen und ehrlich voranzukommen, versteckte das Unternehmen seine Verluste vor Anlegern und überhöhte die Gewinne in anderen Sektoren, um zu beruhigen Aktionäre.
Die mit der Prüfung des Unternehmens beauftragte Firma, der inzwischen verstorbene Arthur Andersen, unterzeichnete Enrons Berichte, obwohl sie wussten, dass die Dokumente betrügerisch waren. Schließlich waren die Verluste zu groß, um sie zu verbergen, und Enron musste Insolvenz anmelden.
Obwohl der CEO von Arthur Andersen den Wirtschaftsprüfern befahl, alle Enron-Dokumente zu vernichten, die Betrug aufdeckten, kam schließlich die Wahrheit ans Licht und die Mitarbeiter von Enron und Arthur Andersen wurden strafrechtlich angeklagt.
Der Fall Enron liefert eines der überzeugendsten Argumente für die Notwendigkeit genauer und gründlicher Audit-Logs.
Als Reaktion auf den Enron-Skandal unterzeichnete Präsident George W. Bush den Sarbanes-Oxley Act. Das Gesetz verschärfte die Konsequenzen für die Zerstörung, Änderung oder Herstellung von Jahresabschlüssen und für den Versuch, Aktionäre zu betrügen.
Auditing-FAQs
Was sind Prüfungsstandards in den Vereinigten Staaten?
Unternehmen in den Vereinigten Staaten müssen die allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätze (GAAP) einhalten.
Was ist interne Revision?
Interne Audits bewerten die internen Kontrollen eines Unternehmens, einschließlich seiner Corporate Governance und Rechnungslegungsprozesse. Dieser Bericht bietet dem Management die notwendigen Werkzeuge, um die betriebliche Effizienz zu erreichen, indem Probleme erkannt und Fehler behoben werden, bevor sie durch eine externe Prüfung entdeckt werden.
Was ist Wesentlichkeit in der Wirtschaftsprüfung?
Wesentlichkeit wird nach US-GAAP wie folgt beschrieben: „Das Weglassen oder die falsche Darstellung eines Postens in einem Finanzbericht ist wesentlich, wenn die Größe des Postens unter Berücksichtigung der umgebenden Umstände wahrscheinlich ist, dass die Beurteilung eines eine vernünftige Person, die sich auf den Bericht verlässt, durch die Aufnahme oder Korrektur des Elements geändert oder beeinflusst worden wäre.“
Woher weiß ich, ob der IRS mich prüft?
Wenn Sie vom IRS geprüft werden, werden Sie per Post benachrichtigt. Der IRS benachrichtigt Einzelpersonen nicht per Telefon. Weitere Informationen finden Sie auf der Website des IRS zu Audits.
Was sollte ein Hauptbuch-Audit-Trail beinhalten?
Ein Hauptbuch-Audit-Trail sollte alle Transaktionen des Unternehmens und alle Dokumente – ob auf Papier oder elektronisch – im Zusammenhang mit diesen Transaktionen aufzeichnen. Dies können Rechnungen, Bestellungen, Spesenabrechnungen sowie alle anderen Informationen sein, die die Quelle und den Inhalt der Transaktion bestätigen können.
Welche Dokumente sind in einem Audit Trail für die Gehaltsabrechnung enthalten?
Ein Prüfpfad für die Gehaltsabrechnung sollte alle Identifikationsinformationen der Mitarbeiter, Spesenabrechnungen, Steuerdokumente, alle Unterlagen zu Gehaltsänderungen sowie zu Boni oder zusätzlichen Vergütungen umfassen.