Sind Sie ERISA-konform? Folgen Sie dieser Checkliste

Viele Unternehmen bieten eine Form eines qualifizierten Pensionsplans an und fallen dabei unter die Governance-Richtlinien des Employee Retirement Income Security Act von 1974, besser bekannt als ERISA. ERISA erstellt Richtlinien und Mindeststandards zum Schutz der Mitarbeiter von Unternehmen des Privatsektors, die an Altersvorsorge- und Sozialleistungsplänen teilnehmen. Unternehmen, die einen qualifizierten Ruhestandsplan verwalten, der ERISA nicht vollständig einhält, können mit kostspieligen Strafen belegt werden.

Wenn Ihr Mitarbeiterrentenplan ein zukünftiges Renteneinkommen vorsieht oder es Mitarbeitern erlaubt, das Einkommen für den Ruhestand aufzuschieben, handelt es sich um einen ERISA-Plan. Als Arbeitgeber, der diese Leistungen des ERISA-Plans erbringt, werden Sie von ERISA auch als benannter Treuhänder betrachtet, der die Verantwortung für die Verwaltung dieser Pläne und ebenso die Haftung übernimmt, falls Ihre Pläne nicht den von ERISA festgelegten Richtlinien und Standards entsprechen.

ERISA-konform werden

Die Erfüllung der ERISA-Compliance-Anforderungen muss nicht übermäßig mühsam sein. Obwohl es viele Anforderungen gibt, kann ein guter Drittanbieter-Administrator (TPA) einen Großteil der Last tragen. Viele der Anforderungen sind kalendergesteuert und erfordern die Einreichung von Formularen zu bestimmten Fristen.

Diese Stichtage bilden eine Checkliste, die von einem TPA oder einer Person der Personalabteilung verwaltet werden kann. Andere Anforderungen sind je nach den Umständen ad hoc zu erfüllen.

ERISA-Kalender-Checkliste

Die Verwaltung von 401(k)-Plänen beinhaltet die Durchführung bestimmter ERISA-Compliance-Aufgaben gemäß einem jährlichen Zeitplan. Dies sind die häufigsten Aufgaben, die in den Checklisten der meisten Unternehmen enthalten sein sollten.

1. Erstes Quartal des Planjahres : Stellen Sie den Planteilnehmern spätestens 45 Tage nach Quartalsende Leistungsnachweisefür das vierte Quartal zur Verfügung. Arbeitgeberbeiträge des Vorjahres für einen im Vorjahr anzurechnenden Steuerabzug leisten.
2. Zweites Quartal : Stellen Sie den Planteilnehmern Leistungsnachweise für das erste Quartal zur Verfügung. Verteilen Sie überschüssige Aufschiebungen, die über der Grenze von IRC Abschnitt 402(g) vorgenommen wurden. Für Planteilnehmer, die im Vorjahr das 72. Lebensjahrvollendet haben, verteilen Sie im ersten Jahr erforderliche Mindestausschüttungen (RMDs).
3. Drittes Quartal : Geben Sie Leistungsnachweise für das zweite Quartal an. Reichen Sie das Formular 5500 für das Vorjahr ein oder reichen Sie das Formular 5558 für eine 2,5-monatige Verlängerung ein. Wenn das Plandokument im Vorjahr geändert wurde, verteilen Sie eine neuezusammenfassende Planbeschreibung an die Planteilnehmer. Verteilen Sie einen zusammenfassenden Jahresbericht für das Vorjahr, um die Teilnehmer zu planen.
4. Viertes Quartal : Geben Sie Leistungsnachweise für das dritte Quartal an. Senden Sie den Teilnehmern entsprechende Mitteilungen, einschließlich Ratenzahlungen oder Änderungen an einem Safe Harbor 401 (k) -Plan, einer qualifizierten Standardinvestitionsalternative (QDIA) oder einer automatischen Registrierung. Korrigieren Sie alle ADP / ACP-Testfehler und zahlen Sie 10% Verbrauchsteuer.

Laufende ERISA-Anforderungen

Einige ERISA-Anforderungen laufen im Rahmen der Planverwaltung oder werden durch Ereignisse ausgelöst. Im Folgenden sind einige der gängigsten Mitteilungen und Richtlinien aufgeführt, die von ERISA-konformen Firmen befolgt werden müssen:

• Einhaltung des Plandokuments: Stellen Sie sicher, dass die Planverwaltung die Bedingungen des Plandokuments kontinuierlich einhält. Der IRS betrachtet jede Nichtbeachtung der Bedingungen des Plandokuments als Betriebsfehler, der, wenn er nicht behoben wird, zur Disqualifikation des Plans führen kann.
• Jährliche Offenlegung der Teilnehmergebühren: Alle tarifberechtigten Mitarbeiter, gekündigten Mitarbeiter und Begünstigten mit einem Kontostand müssen alle 12 Monate eine Offenlegung der Teilnehmergebühren erhalten.
• Ankündigung einer Planänderung: Die Teilnehmer müssen 30 bis 90 Tage vor dem Datum des Inkrafttretens der Änderung über alle Änderungen des Plans informiert werden.
• Möglichkeit zur Registrierung: AllenMitarbeitern, die dasPlanalterund die Dienstanforderungen erfüllt haben, muss die Möglichkeit zur Registrierung gegeben werden. Sie sollten alle erforderlichen Formulare und Anweisungen zusammen mit einer zusammenfassenden Planbeschreibung und allen zutreffenden Mitteilungen der Teilnehmer erhalten.
• Kreditkonformität : Stellen Sie sicher, dass ausstehende Kredite in Übereinstimmung mit den Vertragsbedingungen des Plans und dem Schuldschein des Kreditnehmers zurückgezahlt werden.
• Rechtzeitige Einzahlungen: Stellen Sie sicher, dass Stundungen und Darlehenszahlungen von Mitarbeitern fristgerecht eingezahlt werden, in der Regel gleichzeitig mit den Lohnsteuereinzahlungen.
• Führen Sie vierteljährliche Haushaltsführung durch: Auszahlung kleiner Kontostände für gekündigte Mitarbeiter. Bearbeiten Sie Kreditausfälle und verwenden Sie alle nicht zugewiesenen Verwirkungen.

Obwohl die meisten dieser Anforderungen von einem TPA verwaltet werden können, hat der Sponsor des Arbeitgeberplans die treuhänderische Pflicht, sicherzustellen, dass sie erfüllt und korrekt ausgeführt werden.