Sind Sie ERISA-konform? Folgen Sie dieser Checkliste

Viele Unternehmen bieten eine Form eines qualifizierten Pensionsplans an und fallen dabei unter die Governance-Richtlinien des Employee Retirement Income Security Act von 1974, besser bekannt als ERISA. ERISA legt Richtlinien und Mindeststandards fest, um Mitarbeiter von Unternehmen des privaten Sektors zu schützen, die an Alters- und Sozialversicherungsplänen teilnehmen. Unternehmen, die einen qualifizierten Pensionsplan verwalten, der ERISA nicht vollständig einhält, können mit kostspieligen Strafen belegt werden.

Wenn Ihr Pensionsplan für Mitarbeiter ein zukünftiges Pensionseinkommen vorsieht oder es Mitarbeitern ermöglicht, das Einkommen für den Ruhestand aufzuschieben, handelt es sich um einen ERISA-Plan. Als Arbeitgeber, der diese Leistungen des ERISA-Plans erbringt, werden Sie von ERISA auch als benannter Treuhänder angesehen, der die Verantwortung für die Verwaltung dieser Pläne und auch die Haftung übernimmt, falls Ihre Pläne nicht den von ERISA festgelegten Richtlinien und Standards entsprechen.

ERISA-konform werden

Das Erfüllen der ERISA-Konformitätsanforderungen muss nicht übermäßig belastend sein. Obwohl es viele Anforderungen gibt, kann ein guter Drittanbieteradministrator (TPA) einen Großteil der Belastung tragen. Viele der Anforderungen sind kalendergesteuert und erfordern die Einreichung von Formularen innerhalb bestimmter Fristen.

Diese Stichtage bilden eine Checkliste, die von einem TPA oder einer Person der Personalabteilung verwaltet werden kann. Andere Anforderungen sind je nach den Umständen ad hoc zu erfüllen.

ERISA-Kalender-Checkliste

Die Verwaltung von 401 (k) -Plänen umfasst die Durchführung bestimmter ERISA-Compliance-Aufgaben gemäß einem jährlichen Zeitplan. Dies sind die häufigsten Aufgaben, die in den Checklisten der meisten Unternehmen enthalten sein sollten.

1. Erstes Quartal des Planjahres : Stellen Sie den Planteilnehmern spätestens 45 Tage nach Quartalsende Leistungsnachweisefür das vierte Quartal zur Verfügung. Machen Sie Arbeitgeberbeiträge aus dem Vorjahr, damit ein Steuerabzug im Vorjahr berücksichtigt wird.
2. Zweites Quartal : Stellen Sie den Plan-Teilnehmern Leistungsnachweise für das erste Quartal zur Verfügung. Verteilen Sie überschüssige Stundungen, die über dem Grenzwert von IRC Section 402 (g) liegen. Verteilen Sie für Plan-Teilnehmer, die im Vorjahr 72 Jahre alt wurden, die im ersten Jahr erforderlichen Mindestverteilungen (RMDs).
3. Drittes Quartal : Leistungsnachweise für das zweite Quartal vorlegen. Datei Formular 5500 für das Vorjahr oder Datei Formular 5558 für eine Verlängerung um 2,5 Monate. Wenn das Planungsdokument im Vorjahr geändert wurde, verteilen Sie eine neuezusammenfassende Planbeschreibung an die Planungsteilnehmer. Verteilen Sie einen zusammenfassenden Jahresbericht für das Vorjahr, um die Teilnehmer zu planen.
4. Viertes Quartal : Leistungsnachweise für das dritte Quartal vorlegen. Senden Sie den Teilnehmern entsprechende Mitteilungen, einschließlich Ratenzahlungen oder Änderungen an einem Safe Harbor 401 (k) -Plan, einer qualifizierten Standardinvestitionsalternative (QDIA) oder einer automatischen Registrierung. Korrigieren Sie alle ADP / ACP-Testfehler und zahlen Sie 10% Verbrauchsteuer.

Laufende ERISA-Anforderungen

Einige ERISA-Anforderungen laufen im Rahmen der Planverwaltung oder werden durch Ereignisse ausgelöst. Im Folgenden finden Sie einige der häufigsten Benachrichtigungen und Richtlinien, die von ERISA-konformen Unternehmen befolgt werden müssen:

• Einhaltung des Planungsdokuments: Stellen Sie sicher, dass das Planmanagement die Bedingungen des Planungsdokuments kontinuierlich einhält. Das IRS betrachtet jede Nichteinhaltung der Bestimmungen des Planungsdokuments als einen Betriebsfehler, der, wenn er nicht behoben wird, zur Disqualifikation des Plans führen kann.
• Jährliche Offenlegung der Teilnehmergebühr: Alle planberechtigten Mitarbeiter, gekündigten Mitarbeiter und Begünstigten mit einem Kontostand müssen alle 12 Monate eine Offenlegung der Teilnehmergebühr erhalten.
• Mitteilung über Planänderungen: Die Teilnehmer müssen 30 bis 90 Tage vor dem Datum des Inkrafttretens der Änderung über Änderungen des Plans informiert werden.
• Einschreibungsmöglichkeit: AllenMitarbeitern, die dasPlanalterund die Serviceanforderungen erfüllt haben, muss die Möglichkeit zur Einschreibung eingeräumt werden. Sie sollten alle erforderlichen Formulare und Anweisungen zusammen mit einer Zusammenfassung des Planplans und allen zutreffenden Mitteilungen der Teilnehmer erhalten.
• Kreditkonformität : Stellen Sie sicher, dass ausstehende Kredite gemäß den Vertragsbedingungen des Plans und dem Schuldschein des Kreditnehmers zurückgezahlt werden.
• Rechtzeitige Einzahlungen: Stellen Sie sicher, dass die Stundungen und Darlehenszahlungen der Mitarbeiter rechtzeitig erfolgen, in der Regel gleichzeitig mit den Einzahlungen für die Lohnsteuer.
• Vierteljährliches Housekeeping durchführen: Kleine Kontensalden für entlassene Mitarbeiter auszahlen. Verarbeiten Sie Kreditausfälle und verwenden Sie nicht zugewiesene Verfallserklärungen.

Obwohl die meisten dieser Anforderungen von einem TPA verwaltet werden können, hat der Sponsor des Arbeitgeberplans die treuhänderische Pflicht, sicherzustellen, dass sie ordnungsgemäß erfüllt und ausgeführt werden.