Ist die Kreditorenbuchhaltung ein Aufwand?
Was sind Kreditorenkonten?
Streng definiert bezieht sich der Geschäftsbegriff „ Verbindlichkeiten “ auf eine Verbindlichkeit, bei der ein Unternehmen einem oder mehreren Gläubigern Geld schuldet. Einige Leute glauben fälschlicherweise, dass sich die Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen auf die Routinekosten der Kerngeschäfte eines Unternehmens beziehen. Dies ist jedoch eine falsche Interpretation des Begriffs.
Der Saldo der Verbindlichkeiten eines Unternehmens ist ein üblicher statistischer Datenpunkt, der in der Spesenabrechnung enthalten ist, die man bei der Überprüfung des allgemeinen Jahresabschlusses eines Unternehmens untersucht. Daher ist die Kreditorenbuchhaltung eine kritische Kennzahl, um zu analysieren, wann ein Unternehmen für mögliche Fusions- oder Übernahmeaktivitäten in Betracht gezogen wird. Die Aufwendungen eines Unternehmens sind auch im Jahresabschluss eines Unternehmens enthalten. Und obwohl Kreditoren und Spesen durchaus miteinander verbunden sind, handelt es sich im Wesentlichen um eigenständige Konzepte.
Die zentralen Thesen
- Die Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen sind ein Konto im Hauptbuch, das die Verpflichtung eines Unternehmens darstellt, eine kurzfristige Verbindlichkeit gegenüber seinen Gläubigern oder Lieferanten zu begleichen.
- Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen beziehen sich auf Verbindlichkeiten, bei denen es sich um noch zu zahlende Verpflichtungen sowie um Aufwendungen oder Verpflichtungen handelt, die bereits bezahlt wurden, um Einnahmen zu erzielen.
- Die Kreditorenbuchhaltung ist eine kritische Kennzahl, um zu analysieren, wann ein Unternehmen für mögliche Fusions- oder Übernahmeaktivitäten in Betracht gezogen wird.
Haftungskonto vs. Spesenkonto
Der beste Weg, um zwischen Verbindlichkeiten und Ausgaben zu unterscheiden, besteht darin, vergangene und zukünftige Maßnahmen zu analysieren. Verbindlichkeiten sind noch zu zahlende Verpflichtungen, Aufwendungen sind Verpflichtungen, die bereits beglichen wurden, um Einnahmen zu erzielen.
Verbindlichkeiten werden in Rechnung für die Zahlung verbürgt wird. „Vouched“ bedeutet einfach, dass eine Rechnung zur Zahlung freigegeben und im Hauptbuch als ausstehende Verbindlichkeit erfasst wurde , wobei der Zahlungsvorgang noch in der Pipeline ist. Solche Verbindlichkeiten werden oft als „Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen“ bezeichnet.
Verbindlichkeitskonten umfassen geschuldete Zinsen für Kredite von Gläubigern – bekannt als „Zinsverbindlichkeiten“ sowie alle von einem Unternehmen angesammelten Steuerverpflichtungen, die als „verbindliche Steuern“ bekannt sind.
Schulden gegenüber Gläubigern müssen in der Regel innerhalb eines kurzen Zeitraums von etwa 30 Tagen oder weniger beglichen werden. Am wichtigsten ist, dass es sich bei diesen Zahlungen nicht um einen Schuldschein handelt. Zum Beispiel Hypothek würden Verpflichtungen nicht mit Konten gruppiert werden fällig, weil sie tatsächlich kommen mit einem Schuldschein beigefügt. Aus diesem Grund fallen Hypothekenverbindlichkeiten unter „Wechselverbindlichkeiten“, die als separate Aufwandskategorie klassifiziert werden.
„Aufwendungen“ werden in der Gewinn- und Verlustrechnung eines Unternehmens angezeigt, die Einnahmen und Ausgaben aufschlüsselt, um den Nettoertrag für einen bestimmten Zeitraum zu erfassen. Ein Beispiel für eine Spesentransaktion wären alle Kosten, die anfallen, während ein Verkäufer versucht, Einnahmen auf einer Netzwerkreise zu erzielen. Diese Ausgaben können Unterkunft, Kundenessen, Autovermietung, Benzin, Büromaterial und Multimediamaterialien für Präsentationen umfassen.
Logistische Tracking-Maßnahmen
Es überrascht nicht, dass die Nachverfolgung der Kreditorenbuchhaltung eine komplexe und mühsame Aufgabe sein kann. Aus diesem Grund beschäftigen Unternehmen in der Regel Buchhalter und Buchhalter, die häufig fortschrittliche Buchhaltungssoftware verwenden, um Rechnungen und den Geldfluss zu überwachen.
Diese Verantwortlichkeiten für die Nachverfolgung werden bei großen Unternehmen mit mehreren Geschäftsbereichen und bei großen Produktherstellern, die zahlreiche Lagerhaltungseinheiten (SKUs) produzieren, exponentiell komplizierter. Für solche Unternehmen verlassen sich die Buchhaltungsmitarbeiter zunehmend auf den Einsatz spezialisierter Kreditoren-Automatisierungslösungen – oft als „ePayables“ bezeichnet – um Prozesse zu vereinfachen, indem die papierenen und manuellen Elemente im Zusammenhang mit der Koordination der Rechnungen eines Unternehmens automatisiert werden.