Verwaltungsaufwendungen

Was sind Verwaltungskosten?

Verwaltungskosten sind Aufwendungen, die einer Organisation entstehen, die nicht direkt mit einer bestimmten Funktion wie Fertigung, Produktion oder Vertrieb verbunden sind. Diese Ausgaben beziehen sich auf die Organisation als Ganzes und nicht auf einzelne Abteilungen oder Geschäftsbereiche. Die Verwaltungsaufwendungen umfassen Gehälter von leitenden Angestellten und Kosten im Zusammenhang mit allgemeinen Dienstleistungen, zum Beispiel Buchhaltung und Informationstechnologie. Sie haben in der Regel keinen Bezug zu den Bruttomargen.

Verwaltungsausgaben verstehen

Unternehmen entstehen Verwaltungskosten, um grundlegende Operationen durchzuführen, die Effizienz zu steigern oder Gesetze und Vorschriften einzuhalten. In der Gewinn- und Verlustrechnung erscheinen Verwaltungskosten unter den Herstellungskosten der verkauften Waren und können zusammen mit anderen Aufwendungen wie allgemeinen oder Vertriebskosten ausgewiesen werden.

Einige Verwaltungsaufwendungen sind fixer Natur, da sie im Rahmen der Gründung des Geschäftsbetriebs anfallen. Diese Aufwendungen würden unabhängig von der Höhe der anfallenden Produktion oder Verkäufe bestehen. Sonstige Verwaltungsaufwendungen sind teilvariabel. Zum Beispiel wird ein Unternehmen immer ein Mindestmaß an Strom verbrauchen, um das Licht an zu lassen. Darüber hinaus kann es Maßnahmen ergreifen, um seine Stromrechnung zu senken.

Da ein Unternehmen Verwaltungskosten ohne direkte Auswirkungen auf das Produkt, das es verkauft oder produziert, eliminieren kann, stehen diese Kosten bei Budgetkürzungen normalerweise an erster Stelle. Das Management ist stark motiviert, die Verwaltungskosten im Verhältnis zu anderen Kosten niedrig zu halten, da dies einem Unternehmen ermöglicht, die Hebelwirkung effektiver zu nutzen. Die Vertriebskostenquote hilft Unternehmen zu messen, wie viel Umsatz zur Deckung der Verwaltungskosten aufgewendet wird.

Unternehmen können angemessene, übliche und für den Geschäftsbetrieb notwendige Verwaltungskosten von ihren Steuererklärungen abziehen. Diese Aufwendungen müssen im üblichen Geschäftsgang anfallen und im Jahr des Anfalls abgesetzt werden.

Beispiele für Verwaltungsausgaben

Löhne und Zuwendungen an bestimmte Mitarbeiter, wie z. B. Buchhaltungs- und IT-Mitarbeiter, gelten als Verwaltungsausgaben. Alle Vergütungen und Zuwendungen für Führungskräfte werden als Verwaltungsaufwand betrachtet. Baupachtverträge, Versicherungen, Abonnements, Nebenkosten und Büromaterial können als allgemeine Ausgaben oder Verwaltungsausgaben klassifiziert werden.

Je nach Anlage abgeschrieben werden, Abschreibungskosten können als allgemein, Verwaltungs- oder Vertriebskosten klassifiziert werden. Organisationen können auch Beratungs- und Anwaltskosten als Verwaltungsausgaben berücksichtigen. Forschungs- und Entwicklungskosten gelten nicht als Verwaltungsaufwand.

Um einen vollständigen Überblick über die mit dem Betrieb bestimmter Geschäftsbereiche verbundenen Kosten zu erhalten, kann ein Unternehmen Verwaltungsausgaben auf jede seiner Abteilungen basierend auf einem Prozentsatz von Einnahmen, Ausgaben, Quadratmeterzahl oder anderen Maßen verteilen. Intern ermöglicht dies dem Management, Entscheidungen über den Ausbau oder den Abbau einzelner Geschäftsbereiche zu treffen.

Wenn das Unternehmen XYZ beispielsweise monatlich 4.000 US-Dollar für Strom ausgibt und dies als Verwaltungsaufwand verbucht, kann es die Kosten entsprechend der Quadratmeterzahl jeder einzelnen Abteilung verteilen. Annehmen:

• Die Produktionsstätte ist 2.000 Quadratmeter groß
• Die Produktionsstätte ist 1.500 Quadratmeter groß
• Die Buchhaltung ist 750 Quadratmeter groß
• Das Verkaufsbüro ist 750 Quadratmeter groß

Das Unternehmen hat eine Fläche von 5.000 Quadratmetern. Die Stromrechnung könnte wie folgt aufgeteilt werden:

• Produktion: 1.600 USD oder (2.000 / 5.000) x 4.000 USD
• Herstellung: 1.500 USD oder (1.500 / 5.000) x 4.000 USD
• Buchhaltung: $600 oder (750 / 5.000) x $4.000
• Umsatz: 600 USD oder (750 / 5.000) x 4.000 USD