Kreditorenbuchhaltung (AP)
Was ist die Kreditorenbuchhaltung (AP)?
Kreditorenbuchhaltung (AP) ist ein Konto im Hauptbuch, das die Verpflichtung eines Unternehmens darstellt, eine kurzfristige Verbindlichkeit gegenüber seinen Gläubigern oder Lieferanten zu begleichen. Eine andere gebräuchliche Verwendung von „AP“ bezieht sich auf die Geschäftsabteilung oder Abteilung, die für die Zahlung von Zahlungen des Unternehmens an Lieferanten und andere Gläubiger verantwortlich ist.
Die zentralen Thesen
- Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen sind Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten oder Lieferanten für erhaltene Waren oder Dienstleistungen, die noch nicht bezahlt wurden.
- Die Summe aller ausstehenden Forderungen gegenüber Lieferanten wird als Verbindlichkeitensaldo in der Bilanz des Unternehmens ausgewiesen.
- Die Zunahme oder Abnahme des gesamten AP gegenüber der Vorperiode wird in der Kapitalflussrechnung angezeigt.
- Das Management kann beschließen, seine ausstehenden Rechnungen so kurz wie möglich zu ihren Fälligkeitsterminen zu begleichen, um den Cashflow zu verbessern.
Kreditorenbuchhaltung verstehen
Der Gesamtbetrag der Verbindlichkeiten (AP) eines Unternehmens zu einem bestimmten Zeitpunkt wird in seiner Bilanz unter dem Abschnitt kurzfristige Verbindlichkeiten ausgewiesen. Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen sind Schulden, die innerhalb eines bestimmten Zeitraums beglichen werden müssen, um einen Ausfall zu vermeiden. Auf Unternehmensebene bezieht sich AP auf kurzfristige Schuldenzahlungen an Lieferanten. Die Verbindlichkeit ist im Wesentlichen ein kurzfristiger Schuldschein von einem Unternehmen an ein anderes Unternehmen oder eine andere Einheit. Die andere Partei würde die Transaktion als Erhöhung ihrer Forderungen in gleicher Höhe verbuchen.
Die Kreditorenbuchhaltung (AP) ist eine wichtige Kennzahl in der Bilanz eines Unternehmens. Wenn der AP über einen früheren Zeitraum ansteigt, bedeutet dies, dass das Unternehmen mehr Waren oder Dienstleistungen auf Kredit kauft, anstatt bar zu bezahlen. Wenn der AP eines Unternehmens sinkt, bedeutet dies, dass das Unternehmen seine Schulden aus der Vorperiode schneller begleicht, als wenn es neue Artikel auf Kredit kauft. Das Kreditorenmanagement ist für die Verwaltung des Cashflows eines Unternehmens von entscheidender Bedeutung.
Bei der indirekten Methode zur Erstellung der Kapitalflussrechnung erscheint im oberen Bereich, dem Cashflow aus der betrieblichen Tätigkeit, die Nettozunahme bzw. -abnahme des AP aus der Vorperiode. Das Management kann AP nutzen, um den Cashflow des Unternehmens bis zu einem gewissen Grad zu manipulieren. Wenn das Management beispielsweise die Barreserven für einen bestimmten Zeitraum erhöhen möchte, kann es die Zeit verlängern, die das Unternehmen benötigt, um alle ausstehenden Konten in AP zu begleichen. Diese Flexibilität, später zu zahlen, muss jedoch gegen die laufenden Beziehungen des Unternehmens zu seinen Lieferanten abgewogen werden. Es ist immer eine gute Geschäftspraxis, Rechnungen fristgerecht zu bezahlen.
Erfassung der Kreditorenbuchhaltung
Eine ordnungsgemäße doppelte Buchführung setzt voraus, dass für alle Buchungen im Hauptbuch immer eine gegenläufige Belastung und Gutschrift erfolgen muss. Zur Aufnahme von Verbindlichkeiten aus Lieferungen und die Buchhalterin Konten Kredite zu zahlen, wenn die Rechnung oder Rechnung empfangen wird. Der Belastungsausgleich für diese Buchung erfolgt in der Regel auf einem Aufwandskonto für die Ware oder Dienstleistung, die auf Kredit gekauft wurde. Die Belastung kann auch auf einem Aktivkonto erfolgen, wenn es sich bei dem Kaufgegenstand um einen aktivierungsfähigen Vermögenswert handelt. Wenn die Rechnung bezahlt ist, belastet der Buchhalter die Verbindlichkeiten, um den Verbindlichkeitssaldo zu verringern. Die Gegengutschrift erfolgt auf dem Geldkonto, was ebenfalls den Kassenbestand mindert.
Stellen Sie sich zum Beispiel vor, ein Unternehmen erhält eine Rechnung über 500 US-Dollar für Büromaterial. Wenn die AP-Abteilung die Rechnung erhält, erfasst sie eine Gutschrift in Höhe von 500 USD in der Kreditorenbuchhaltung und eine Belastung der Bürobedarfskosten in Höhe von 500 USD. Die Belastung des Bürobedarfs in Höhe von 500 USD fließt zu diesem Zeitpunkt in die Gewinn- und Verlustrechnung ein, sodass das Unternehmen die Kauftransaktion erfasst hat, obwohl kein Bargeld ausgezahlt wurde. Dies steht im Einklang mit der periodengerechten Rechnungslegung, bei der Aufwendungen bei Anfall und nicht beim Wechsel der Zahlungsmittel erfasst werden. Das Unternehmen bezahlt dann die Rechnung, und der Buchhalter verbucht eine Gutschrift in Höhe von 500 USD auf dem Barkonto und eine Belastung in Höhe von 500 USD auf der Kreditorenbuchhaltung.
Ein Unternehmen kann gleichzeitig viele offene Zahlungen an Lieferanten haben. Alle ausstehenden Zahlungen an Lieferanten werden in der Kreditorenbuchhaltung erfasst. Wenn also jemand den Saldo der Verbindlichkeiten betrachtet, sieht er den Gesamtbetrag, den das Unternehmen all seinen Lieferanten und kurzfristigen Kreditgebern schuldet. Dieser Gesamtbetrag erscheint in der Bilanz. Wenn das oben genannte Unternehmen beispielsweise auch eine Rechnung für Rasenpflegedienste in Höhe von 50 USD erhalten hat, würde die Summe beider Buchungen in der Kreditorenbuchhaltung 550 USD betragen, bevor das Unternehmen diese Schulden begleicht.
Kreditorenbuchhaltung vs. Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen
Obwohl einige Leute die Ausdrücke „Verbindlichkeiten“ und „Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen“ synonym verwenden, beziehen sich die Ausdrücke auf ähnliche, aber leicht unterschiedliche Situationen. Aus Lieferungen und Leistungen bilden das Geld ein Unternehmen seine Lieferanten für verdankt Inventar verwandtes Waren, wie Business – Lieferungen oder Materialien, die Teil des Inventars sind. Die Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen umfassen alle kurzfristigen Schulden oder Verpflichtungen des Unternehmens.
Wenn beispielsweise ein Restaurant einem Lebensmittel- oder Getränkeunternehmen Geld schuldet, gehören diese Artikel zum Inventar und damit zu seinen Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen. Verpflichtungen gegenüber anderen Unternehmen, wie beispielsweise dem Unternehmen, das die Uniformen des Personals des Restaurants reinigt, fallen hingegen in die Kategorie der Kreditoren. Beide Kategorien fallen unter die allgemeinere Kreditorenkategorie, und viele Unternehmen fassen beide unter dem Begriff Kreditorenbuchhaltung zusammen.
Kreditorenbuchhaltung vs. Debitorenbuchhaltung
Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung sind im Wesentlichen Gegensätze. Verbindlichkeiten sind die Gelder, die ein Unternehmen seinen Lieferanten schuldet, während Forderungen aus Lieferungen und Leistungen das Geld sind, das dem Unternehmen in der Regel von Kunden geschuldet wird. Wenn ein Unternehmen mit einem anderen auf Kredit abschließt, verbucht eines in seinen Büchern einen Kreditorenposten, während das andere einen Kreditorenposten verbucht.
Häufig gestellte Fragen
Was sind Beispiele für Verbindlichkeiten?
Eine Verbindlichkeit entsteht immer dann, wenn ein Unternehmen Geld für erbrachte Dienstleistungen oder bereitgestellte Produkte schuldet, das vom Unternehmen noch nicht bezahlt wurde. Dies kann durch einen Kauf bei einem Anbieter auf Kredit oder eine Abonnement- oder Ratenzahlung erfolgen, die nach Erhalt von Waren oder Dienstleistungen fällig wird.
Wo finde ich die Kreditorenbuchhaltung eines Unternehmens?
Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen werden in der Bilanz eines Unternehmens ausgewiesen und da sie Verbindlichkeiten gegenüber anderen darstellen, werden sie als kurzfristige Verbindlichkeiten verbucht.
Worin unterscheiden sich Kreditoren und Debitoren?
Forderungen stellen Gelder dar, die dem Unternehmen für erbrachte Dienstleistungen geschuldet werden, und werden als Vermögenswert gebucht. Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen hingegen stellen Gelder dar, die das Unternehmen anderen schuldet. Zum Beispiel Zahlungen an Lieferanten oder Kreditoren. Verbindlichkeiten werden als Verbindlichkeiten gebucht.
Ist die Kreditorenbuchhaltung eine Betriebsausgabe?
Nein. Manche Leute glauben fälschlicherweise, dass Verbindlichkeiten sich auf die routinemäßigen Ausgaben des Kerngeschäfts eines Unternehmens beziehen, aber das ist eine falsche Interpretation des Begriffs. Die Aufwendungen werden in der Gewinn- und Verlustrechnung des Unternehmens ausgewiesen, während die Verbindlichkeiten in der Bilanz als Verbindlichkeit ausgewiesen werden.