Buchführung
Was sind Buchhaltungsunterlagen?
Buchhaltungsunterlagen sind alle Unterlagen und Bücher, die bei der Erstellung von Jahresabschlüssen oder Aufzeichnungen relevant sind, die für Prüfungen und Finanzprüfungen relevant sind. Buchhaltungsunterlagen umfassen Aufzeichnungen über Vermögenswerte und Verbindlichkeiten, Geldtransaktionen, Hauptbücher, Journale und alle Belege wie Schecks und Rechnungen.
Die zentralen Thesen
- Buchhaltungsunterlagen sind alle Dokumente, die bei der Erstellung des Jahresabschlusses eines Unternehmens erforderlich sind.
- Bestimmte Aufsichtsbehörden verlangen von Unternehmen, ihre Buchhaltungsunterlagen für den Fall, dass sie überprüft werden müssen, mehrere Jahre aufzubewahren.
- Buchhaltungsunterlagen werden häufig auf Audits, Compliance-Prüfungen oder andere geschäftliche Notwendigkeiten überprüft.
- Zu den Arten von Buchhaltungsdatensätzen gehören Transaktionen, Hauptbücher, Probesalden, Journale und Jahresabschlüsse.
Buchhaltungsunterlagen verstehen
Im Allgemeinen gibt es Regeln und Gesetze, die Buchführungsstellen und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften zwingen, Buchführungsunterlagen für einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. In den USA verlangt die Securities and Exchange Commission (SEC), dass Wirtschaftsprüfungsgesellschaften Aufzeichnungen über Prüfungen und Überprüfungen mindestens sieben Jahre lang aufbewahren und alle Aufzeichnungen aufbewahren, die die Schlussfolgerungen einer Prüfung stützen oder in Frage stellen.
Es gibt keine allgemeingültige Vereinbarung darüber, welche Sammlung von Geschäftsdokumenten einen umfassenden Satz von Buchhaltungsunterlagen umfasst. Buchhaltungsunterlagen können als Sammelbegriff betrachtet werden. Verschiedene Parteien wie Gläubiger, Eigenkapitalgeber oder an Corporate Governance interessierte Gruppen haben unterschiedliche und oft konkurrierende Prioritäten; ihre Anforderungen oder Präferenzen an die Dokumentation werden sich ständig ändern.
Zu verschiedenen Zeitpunkten im Wirtschafts- oder Konjunkturzyklus ändern Parteien, die Buchführungsunterlagen verlangen, ihre Informationsanfrage basierend auf der Position in einem Zyklus. Zum Beispiel könnten zu Beginn eines Aufschwungs in einem Konjunkturzyklus die Anfragen nach Jahresabschlüssen stark sein, da Aktieninvestoren optimistisch sind. Im Gegensatz dazu benötigen Gläubiger während eines Konjunkturzyklus möglicherweise mehr Details zu Bilanzpositionen, da sie zögern, Kredite zu vergeben.
Kurz gesagt, Buchhaltungsunterlagen und sogar Rechnungslegungsmethoden entwickeln sich ständig weiter, um mit der sich ändernden Natur des Geschäfts und den Informationsanforderungen interessierter Marktteilnehmer Schritt zu halten.
Arten von Buchhaltungsunterlagen
Buchhaltungsunterlagen gibt es im Allgemeinen in zwei Formen: Einzelbuchung und Doppelbuchung. Der Einzeleintrag ist eine viel einfachere Methode, die bei kleineren Vorgängen besser funktioniert. Die Methode der doppelten Erfassung ist komplexer und erfordert für jede Transaktion, die ein Unternehmen tätigt, zwei Buchungen, eine Gutschrift und eine Lastschrift. Das Ziel besteht darin, die Bücher auszugleichen und den Bargeldverkehr durch eine Organisation abzubilden. Dies geschieht vor allem in größeren Unternehmen, was bei der Erkennung von Fehlern und potenziellem Betrug hilft.
Die spezifischen Arten von Buchhaltungsunterlagen, die überprüft werden, umfassen die Transaktionen, Journale, Hauptbücher, Probesalden und Jahresabschlüsse eines Unternehmens.
Transaktionen
Die Transaktion ist der Ausgangspunkt für jeden Buchungssatz. Es ist der Katalysator für den gesamten Prozess, der alle gekauften oder verkauften, abgeschriebenen usw. Artikel anzeigt, die ein Unternehmen abwickelt.
Zeitschriften
Journale zeichnen alle Transaktionen auf, die von einem Unternehmen getätigt werden. Journale können alle Transaktionen eines Unternehmens abdecken oder es kann unterschiedliche Journale für verschiedene Unternehmensbereiche geben. Die einzige Notwendigkeit besteht darin, dass Journale auf dem neuesten Stand gehalten werden und dass alle Transaktionen in irgendeiner Weise aufgezeichnet werden.
Hauptbücher
Das Hauptbuch ist die Bewegung von Buchungen im Journal an bestimmte Stellen im Hauptbuch, die durch die Art der Buchung gekennzeichnet sind. Dies erleichtert die Durchsicht der Transaktionen und die richtige Kategorisierung bei der Erstellung der Probebilanz und schließlich des Jahresabschlusses.
Testguthaben
Der Probesaldo ist die Summe aller Gutschriften und Belastungen innerhalb des Konjunkturzyklus. Sobald dieser Schritt abgeschlossen ist, sollten sich alle Einträge ausgleichen. Tun sie dies nicht, kann dies einen zu korrigierenden Fehler oder einen möglichen Betrug aufdecken. Es wird entscheidend sein, die Trennung zu bestimmen.
Jahresabschluss
Der Jahresabschluss ist das letzte Dokument, das die Bestandteile aller anderen Buchhaltungsdokumente umfasst. Der Jahresabschluss wird der Öffentlichkeit und den Aufsichtsbehörden zur Einsicht zur Verfügung gestellt. Investmentanalysten können den Jahresabschluss überprüfen, um ihre Meinung zum Unternehmen zu ermitteln. Aufsichtsbehörden können die Rechnungslegungsdokumente anfordern, aus denen der Jahresabschluss erstellt wurde, um ein tieferes Verständnis des Unternehmens zu erlangen.