Einführung in Buchhaltungsinformationssysteme (AIS)

Ein Buchhaltungsinformationssystem (AIS) ist eine Struktur, die ein Unternehmen verwendet, um seine Finanzdaten zu sammeln, zu speichern, zu verwalten, zu verarbeiten, abzurufen und zu melden, damit sie von Buchhaltern, Beratern, Geschäftsanalysten, Managern, Chief Financial Officers (CFOs) verwendet werden können ), Wirtschaftsprüfer, Aufsichtsbehörden und Steuerbehörden.

Speziell ausgebildete Buchhalter arbeiten intensiv mit AIS zusammen, um ein Höchstmaß an Genauigkeit bei den Finanztransaktionen und der Buchführung eines Unternehmens zu gewährleisten und Finanzdaten denjenigen leicht zugänglich zu machen, die berechtigterweise darauf zugreifen müssen – und das alles während die Daten intakt und sicher bleiben.

Buchhaltungsinformationssysteme (AIS) verstehen

Ein Buchhaltungsinformationssystem ist eine Möglichkeit, alle Buchhaltungs- und Geschäftsaktivitäten eines Unternehmens zu verfolgen. Buchhaltungsinformationssysteme bestehen im Allgemeinen aus sechs Hauptkomponenten: Personen, Verfahren und Anweisungen, Daten, Software, IT-Infrastruktur und interne Kontrollen. Nachfolgend finden Sie eine detaillierte Aufschlüsselung der einzelnen Komponenten.

1. AIS-Leute

Die Personen in einem AIS sind die Systembenutzer. Ein AIS hilft den verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens bei der Zusammenarbeit. Zu den Fachleuten, die möglicherweise das AIS einer Organisation verwenden müssen, gehören:

• Buchhalter
• Berater
• Geschäftsanalysten
• Manager
• Finanzvorstand
• Wirtschaftsprüfer

Das Management kann beispielsweise Verkaufsziele festlegen, für die die Mitarbeiter dann die entsprechende Menge an Inventar bestellen können. Der Bestandsauftrag benachrichtigt die Buchhaltung über eine neue Verbindlichkeit. Wenn in einem Unternehmen Verkäufe getätigt werden, können die am Verkaufsprozess beteiligten Personen und Abteilungen Folgendes umfassen:

1. Verkäufer geben die Kundenaufträge in das AIS ein.
2. Buchhaltung Rechnungen oder sendet eine Rechnung an den Kunden.
3. Das Lager stellt die Bestellung zusammen.
4. Die Versandabteilung versendet die Bestellung an den Kunden.
5. Die Buchhaltungsabteilung wird über eine neue Debitorenbuchhaltung benachrichtigt, bei der es sich um einen Schuldschein des Kunden handelt, der in der Regel innerhalb von 30, 60 oder 90 Tagen bezahlt wird.
6. Die Kundendienstabteilung verfolgt die Bestellung und die Kundensendungen.
7. Das Management verwendet AIS, um Verkaufsberichte zu erstellen und Kostenanalysen durchzuführen, die Bestands, Versand- und Herstellungskosten umfassen können.

Mit einem gut gestalteten AIS kann jeder innerhalb einer Organisation auf dasselbe System zugreifen und dieselben Informationen abrufen. Ein AIS vereinfacht bei Bedarf auch den Prozess der Meldung von Informationen an Personen außerhalb der Organisation.

Berater können beispielsweise die Informationen in einem AIS verwenden, um die Effektivität der Preisstruktur des Unternehmens zu analysieren, indem sie Kostendaten, Verkaufsdaten und Einnahmen betrachten. Außerdem können Prüfer die Daten verwenden, um die internen Kontrollen, die Finanzlage und die Einhaltung von Vorschriften wie dem Sarbanes-Oxley Act (SOX)eines Unternehmens zu bewerten.

Das AIS sollte so konzipiert sein, dass es den Bedürfnissen der Menschen entspricht, die es verwenden werden. Das System sollte auch einfach zu bedienen sein und die Effizienz verbessern, nicht beeinträchtigen.

2. Verfahren und Anweisungen

Das Verfahren und die Anweisungen eines AIS sind die Methoden, die es zum Sammeln, Speichern, Abrufen und Verarbeiten von Daten verwendet. Diese Methoden sind sowohl manuell als auch automatisiert. Die Daten können sowohl aus internen Quellen (zB Mitarbeiter) als auch aus externen Quellen (zB Online-Bestellungen von Kunden) stammen. Verfahren und Anweisungen werden in die AIS-Software codiert. Die Verfahren und Anweisungen sollten jedoch auch durch Dokumentation und Schulung in die Mitarbeiter „kodiert“ werden. Die Verfahren und Anweisungen müssen konsequent befolgt werden, um wirksam zu sein.

3. AIS-Daten

Ein AIS muss über eine Datenbankstruktur zum Speichern von Informationen verfügen, beispielsweise eine strukturierte Abfragesprache (SQL), eine Computersprache, die häufig für Datenbanken verwendet wird. SQL ermöglicht es, die Daten im AIS zu manipulieren und zu Berichtszwecken abzurufen. Das AIS benötigt auch verschiedene Eingabebildschirme für die verschiedenen Arten von Systembenutzern und Dateneingaben sowie verschiedene Ausgabeformate, um den Anforderungen verschiedener Benutzer und verschiedener Arten von Informationen gerecht zu werden.

Die in einem AIS enthaltenen Daten sind alle Finanzinformationen, die für die Geschäftspraktiken der Organisation relevant sind. Alle Geschäftsdaten, die sich auf die Finanzen des Unternehmens auswirken, sollten in ein AIS einfließen.

Die Art der in einem AIS enthaltenen Daten hängt von der Art des Unternehmens ab, kann jedoch aus folgenden Elementen bestehen:

• Kundenaufträge
• Kundenabrechnungen
• Berichte zur Verkaufsanalyse
• Bestellanforderungen
• Lieferantenrechnungen
• Register prüfen
• Hauptbuch
• Inventurdaten
• Informationen zur Gehaltsabrechnung
• Zeitmessung
• Steuerinformation

Die Daten können verwendet werden, um Buchhaltungsabschlüsse und Finanzberichte zu erstellen, einschließlich der Fälligkeit der Forderungen, der Abschreibungs oder Amortisationspläne, einer Probebilanz und einer Gewinn- und Verlustrechnung. All diese Daten an einem Ort – im AIS – zu haben, erleichtert die Aufzeichnung, Berichterstattung, Analyse, Prüfung und Entscheidungsfindung eines Unternehmens. Damit die Daten nützlich sind, müssen sie vollständig, genau und relevant sein.

Andererseits sind Beispiele für Daten, die nicht in ein AIS eingehen würden, Memos, Korrespondenz, Präsentationen und Handbücher. Diese Dokumente können einen tangentialen Bezug zu den Finanzen des Unternehmens haben, aber mit Ausnahme der Standardfußnoten sind sie nicht wirklich Teil der Finanzbuchhaltung des Unternehmens.

4. AIS-Software

Die Softwarekomponente eines AIS sind die Computerprogramme, mit denen die Finanzdaten des Unternehmens gespeichert, abgerufen, verarbeitet und analysiert werden. Bevor es Computer gab, war ein AIS ein manuelles, papierbasiertes System, aber heute verwenden die meisten Unternehmen Computersoftware als Grundlage des AIS. Kleine Unternehmen können Quickbooks von Intuit oder Sage 50 Accounting von Sage verwenden, aber es gibt noch andere.2 Kleine und mittlere Unternehmen könnenBusiness One von SAP nutzen. Mittelständische und große Unternehmen können Dynamics GP von Microsoft, MAS 90 oder MAS 200 von Sage Group, PeopleSoft von Oracle oder Epicor Financial Management verwenden.567

Qualität, Zuverlässigkeit und Sicherheit sind Schlüsselkomponenten einer effektiven AIS-Software. Manager verlassen sich auf die ausgegebenen Informationen, um Entscheidungen für das Unternehmen zu treffen, und sie benötigen qualitativ hochwertige Informationen, um fundierte Entscheidungen zu treffen.

AIS-Softwareprogramme können an die individuellen Anforderungen verschiedener Arten von Unternehmen angepasst werden. Wenn ein vorhandenes Programm nicht den Anforderungen eines Unternehmens entspricht, kann die Software auch intern mit erheblichem Input von Endbenutzern oder von einem Drittanbieter speziell für das Unternehmen entwickelt werden. Das System könnte sogar an ein spezialisiertes Unternehmen ausgelagert werden.

Für börsennotierte Unternehmen werden die Sarbanes-Oxley-Vorschriften die Struktur des AIS bis zu einem gewissen Grad bestimmen, unabhängig davon, welches Softwareprogramm und welche Anpassungsoptionen das Unternehmen wählt. Dies liegt daran, dass die SOX-Vorschriften interne Kontrollen und Auditverfahren festlegen, die öffentliche Unternehmen einhalten müssen.

5. IT-Infrastruktur

Die Informationstechnologie-Infrastruktur ist nur ein ausgefallener Name für die Hardware, die zum Betrieb des Buchhaltungsinformationssystems verwendet wird. Die meisten dieser Hardware-Elemente, die ein Unternehmen ohnehin benötigen würde, können Folgendes umfassen:

• Computers
• Mobile Geräte
• Server
• Drucker
• Überspannungsschutz
• Router
• Speichermedium
• Eine Notstromversorgung

Zu den Faktoren, die bei der Auswahl der Hardware zu berücksichtigen sind, gehören neben den Kosten die Geschwindigkeit, die Speicherkapazität und die Erweiterbarkeit und Aufrüstung.

Am wichtigsten ist vielleicht, dass die für ein AIS ausgewählte Hardware mit der beabsichtigten Software kompatibel sein muss. Im Idealfall wäre es nicht nur kompatibel, sondern optimal – ein klobiges System ist viel weniger hilfreich als ein schnelles. Eine Möglichkeit, wie Unternehmen die Anforderungen an die Hardware- und Softwarekompatibilität leicht erfüllen können, besteht darin, ein schlüsselfertiges System zu kaufen, das sowohl die Hardware als auch die Software enthält, die das Unternehmen benötigt. Der Kauf eines schlüsselfertigen Systems bedeutet theoretisch, dass das Unternehmen eine optimale Kombination aus Hard- und Software für sein AIS erhält.

Ein gutes AIS sollte auch einen Plan für die Wartung, Instandhaltung, den Austausch und die Aktualisierung von Komponenten des Hardwaresystems sowie einen Plan für die Entsorgung defekter und veralteter Hardware enthalten, damit sensible Daten vollständig zerstört werden.

6. Interne Kontrollen

Die internen Kontrollen eines AIS sind die darin enthaltenen Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz sensibler Daten. Diese können so einfach sein wie Passwörter oder so komplex wie eine biometrische Identifizierung. Biometrische Sicherheitsprotokolle können das Speichern menschlicher Merkmale umfassen, die sich im Laufe der Zeit nicht ändern, wie z. B. Fingerabdrücke, Stimme und Gesichtserkennung.

Ein AIS muss über interne Kontrollen verfügen, um vor unbefugtem Computerzugriff zu schützen und den Zugriff auf autorisierte Benutzer, einschließlich einiger Benutzer innerhalb des Unternehmens, zu beschränken. Es muss auch den unbefugten Dateizugriff von Personen verhindern, die nur auf ausgewählte Teile des Systems zugreifen dürfen.

Ein AIS enthält vertrauliche Informationen, die nicht nur dem Unternehmen, sondern auch seinen Mitarbeitern und Kunden gehören. Diese Daten können umfassen:

• Sozialversicherungsnummern
• Gehalts- und Personalinformationen
• Kreditkartennummern
• Kundeninformation
• Finanzdaten des Unternehmens
• Finanzinformationen von Lieferanten und Lieferanten

Alle Daten in einem AIS sollten verschlüsselt werden, und der Zugriff auf das System sollte protokolliert und überwacht werden. Auch die Systemaktivität sollte nachvollziehbar sein.

Ein AIS benötigt außerdem interne Kontrollen, die es vor Computerviren, Hackern und anderen internen und externen Bedrohungen der Netzwerksicherheit schützen. Es muss auch vor Naturkatastrophen und Überspannungen geschützt werden, die zu Datenverlust führen können.

Beispiele aus der Praxis für Buchhaltungsinformationssysteme

Ein gut konzipiertes AIS ermöglicht es einem Unternehmen, im Alltag reibungslos zu funktionieren, während ein schlecht konzipiertes AIS seinen Betrieb behindern kann. Die dritte Verwendung für ein AIS besteht darin, dass die Daten in seinem AIS verwendet werden können, um die Geschichte eines Fehlers aufzudecken, wenn ein Unternehmen in Schwierigkeiten ist. Die Fälle WorldCom und Lehman Brothers liefern zwei Beispiele.