Einführung in Accounting Information Systems (AIS)

Ein Buchhaltungsinformationssystem (AIS) ist eine Struktur, mit der ein Unternehmen seine Finanzdaten sammelt, speichert, verwaltet, verarbeitet, abruft und meldet, damit sie von Buchhaltern, Beratern, Geschäftsanalysten, Managern und Finanzchefs (CFOs) verwendet werden können ), Wirtschaftsprüfer, Aufsichtsbehörden und Steuerbehörden.

Speziell ausgebildete Buchhalter arbeiten intensiv mit AIS zusammen, um ein Höchstmaß an Genauigkeit bei Finanztransaktionen und Aufzeichnungen eines Unternehmens zu gewährleisten und Finanzdaten für diejenigen leicht verfügbar zu machen, die zu Recht Zugriff darauf benötigen – und dies bei intakten und sicheren Daten.

Grundlegendes zu Buchhaltungsinformationssystemen (AIS)

Ein Buchhaltungsinformationssystem ist eine Möglichkeit, alle Buchhaltungs- und Geschäftsaktivitäten eines Unternehmens zu verfolgen. Buchhaltungsinformationssysteme bestehen im Allgemeinen aus sechs Hauptkomponenten: Personen, Verfahren und Anweisungen, Daten, Software, Informationstechnologie-Infrastruktur und interne Kontrollen. Nachfolgend finden Sie eine detaillierte Aufschlüsselung der einzelnen Komponenten.

1. AIS-Leute

Die Personen in einem AIS sind die Systembenutzer. Ein AIS hilft den verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens, zusammenzuarbeiten. Zu den Fachleuten, die möglicherweise das AIS einer Organisation verwenden müssen, gehören:

• Buchhalter
• Berater
• Geschäftsanalysten
• Manager
• Finanzvorstand
• Wirtschaftsprüfer

Beispielsweise kann das Management Verkaufsziele festlegen, für die die Mitarbeiter dann die entsprechende Menge an Inventar bestellen können. Der Bestandsauftrag benachrichtigt die Buchhaltung über eine neue Verbindlichkeit. Wenn Verkäufe in einem Unternehmen getätigt werden, können die am Verkaufsprozess beteiligten Personen und Abteilungen Folgendes umfassen:

1. Verkäufer geben die Kundenaufträge in das AIS ein.
2. Buchhaltung Rechnungen oder sendet eine Rechnung an den Kunden.
3. Das Lager stellt die Bestellung zusammen.
4. Die Versandabteilung sendet die Bestellung an den Kunden.
5. Die Buchhaltung wird über eine neue Forderung informiert, bei der es sich um eine Schuldverschreibung des Kunden handelt, die normalerweise innerhalb von 30, 60 oder 90 Tagen bezahlt wird.
6. Die Kundendienstabteilung verfolgt die Bestellung und die Kundensendungen.
7. Das Management verwendet AIS, um Verkaufsberichte zu erstellen und Kostenanalysen durchzuführen, die Inventar, Versand- und Herstellungskosten umfassen können.

Mit einem gut konzipierten AIS kann jeder in einer Organisation auf dasselbe System zugreifen und dieselben Informationen abrufen. Ein AIS vereinfacht bei Bedarf auch das Melden von Informationen an Personen außerhalb des Unternehmens.

Beispielsweise können Berater die Informationen in einem AIS verwenden, um die Effektivität der Preisstruktur des Unternehmens anhand von Kostendaten, Verkaufsdaten und Einnahmen zu analysieren. Auch Wirtschaftsprüfer können die Daten verwenden, umein unternehmensinternen Kontrollen, dieFinanzlage und dieEinhaltung von Vorschriften wie der Beurteilung Sarbanes-Oxley Act (SOX).

Das AIS sollte so konzipiert sein, dass es den Bedürfnissen der Benutzer entspricht. Das System sollte auch einfach zu bedienen sein und die Effizienz verbessern, nicht beeinträchtigen.

2. Verfahren und Anweisungen

Das Verfahren und die Anweisungen eines AIS sind die Methoden, mit denen Daten gesammelt, gespeichert, abgerufen und verarbeitet werden. Diese Methoden sind sowohl manuell als auch automatisiert. Die Daten können sowohl aus internen Quellen (z. B. Mitarbeitern) als auch aus externen Quellen (z. B. Online-Bestellungen von Kunden) stammen. Prozeduren und Anweisungen werden in die AIS-Software codiert. Die Verfahren und Anweisungen sollten jedoch auch durch Dokumentation und Schulung in die Mitarbeiter „kodiert“ werden. Die Verfahren und Anweisungen müssen konsequent befolgt werden, um wirksam zu sein.

3. AIS-Daten

Ein AIS muss über eine Datenbankstruktur zum Speichern von Informationen verfügen, z. B. SQL (Structured Query Language), eine Computersprache, die üblicherweise für Datenbanken verwendet wird. Mit SQL können die im AIS enthaltenen Daten für Berichtszwecke bearbeitet und abgerufen werden. Das AIS benötigt außerdem verschiedene Eingabebildschirme für die verschiedenen Arten von Systembenutzern und Dateneingaben sowie verschiedene Ausgabeformate, um den Anforderungen verschiedener Benutzer und verschiedenen Arten von Informationen gerecht zu werden.

Die in einem AIS enthaltenen Daten sind alle Finanzinformationen, die für die Geschäftspraktiken des Unternehmens relevant sind. Alle Geschäftsdaten, die sich auf die Finanzen des Unternehmens auswirken, sollten in ein AIS aufgenommen werden.

Die Art der in einem AIS enthaltenen Daten hängt von der Art des Geschäfts ab, kann jedoch Folgendes umfassen:

• Kundenaufträge
• Kundenabrechnungen
• Verkaufsanalyseberichte
• Bestellanforderungen
• Lieferantenrechnungen
• Register prüfen
• Hauptbuch
• Inventurdaten
• Informationen zur Gehaltsabrechnung
• Zeitmessung
• Steuerinformation

Die Daten können zur Erstellung von Abschlüssen und Finanzberichten verwendet werden, einschließlich Fälligkeits, Abschreibungs oder Amortisationsplänen für Forderungen, eines Probesaldos und einer Gewinn- und Verlustrechnung. Alle diese Daten an einem Ort – im AIS – zu haben, erleichtert die Aufzeichnung, Berichterstattung, Analyse, Prüfung und Entscheidungsfindung eines Unternehmens. Damit die Daten nützlich sind, müssen sie vollständig, genau und relevant sein.

Beispiele für Daten, die nicht in ein AIS eingehen würden, sind Memos, Korrespondenz, Präsentationen und Handbücher. Diese Dokumente haben möglicherweise eine tangentiale Beziehung zu den Finanzen des Unternehmens, sind jedoch, abgesehen von den Standardfußnoten, nicht wirklich Teil der Finanzaufzeichnungen des Unternehmens.

4. AIS-Software

Die Softwarekomponente eines AIS sind die Computerprogramme, mit denen die Finanzdaten des Unternehmens gespeichert, abgerufen, verarbeitet und analysiert werden. Früher gab es Computer, ein AIS war ein manuelles, papierbasiertes System, aber heute verwenden die meisten Unternehmen Computersoftware als Grundlage für das AIS. Kleine Unternehmen verwenden möglicherweise Intuits Quickbooks oder Sages Sage 50 Accounting, aber es gibt auch andere.2 Kleine und mittlere Unternehmen verwenden möglicherweise SAP Business One. Mittelständische und große Unternehmen verwenden möglicherweise Microsoft Dynamics GP, MAS 90 von Sage Group oder MAS 200, PeopleSoft von Oracle oder Epicor Financial Management.567

Qualität, Zuverlässigkeit und Sicherheit sind Schlüsselkomponenten einer effektiven AIS-Software. Manager verlassen sich auf die Informationen, die sie ausgeben, um Entscheidungen für das Unternehmen zu treffen, und sie benötigen qualitativ hochwertige Informationen, um fundierte Entscheidungen treffen zu können.

AIS-Softwareprogramme können an die besonderen Anforderungen verschiedener Unternehmenstypen angepasst werden. Wenn ein vorhandenes Programm nicht den Anforderungen eines Unternehmens entspricht, kann die Software auch intern mit erheblichen Eingaben von Endbenutzern entwickelt oder von einem Drittunternehmen speziell für das Unternehmen entwickelt werden. Das System könnte sogar an ein spezialisiertes Unternehmen ausgelagert werden.

Für börsennotierte Unternehmen bestimmen die Vorschriften von Sarbanes-Oxley in gewissem Maße die Struktur des AIS, unabhängig davon, welches Softwareprogramm und welche Anpassungsoptionen das Unternehmen wählt. Dies liegt daran, dass die SOX-Vorschriften interne Kontrollen und Prüfungsverfahren festlegen, die von öffentlichen Unternehmen eingehalten werden müssen.

5. IT-Infrastruktur

Die Informationstechnologie-Infrastruktur ist nur ein ausgefallener Name für die Hardware, die zum Betrieb des Buchhaltungsinformationssystems verwendet wird. Die meisten dieser Hardware-Elemente, die ein Unternehmen ohnehin benötigen würde, können Folgendes umfassen:

• Computers
• Mobile Geräte
• Server
• Drucker
• Überspannungsschutz
• Router
• Speichermedium
• Eine Notstromversorgung

Zu den Faktoren, die bei der Auswahl der Hardware berücksichtigt werden müssen, gehören neben den Kosten auch die Geschwindigkeit, die Speicherkapazität und die Frage, ob sie erweitert und aktualisiert werden kann.

Am wichtigsten ist vielleicht, dass die für ein AIS ausgewählte Hardware mit der vorgesehenen Software kompatibel sein muss. Im Idealfall wäre es nicht nur kompatibel, sondern auch optimal – ein klobiges System ist viel weniger hilfreich als ein schnelles. Ein Weg, wie Unternehmen die Anforderungen an die Hardware- und Softwarekompatibilität problemlos erfüllen können, ist der Kauf eines schlüsselfertigen Systems, das sowohl die Hardware als auch die Software enthält, die das Unternehmen benötigt. Der Kauf eines schlüsselfertigen Systems bedeutet theoretisch, dass das Unternehmen eine optimale Kombination aus Hardware und Software für sein AIS erhält.

Ein gutes AIS sollte auch einen Plan für die Wartung, Instandhaltung, den Austausch und die Aktualisierung von Komponenten des Hardwaresystems sowie einen Plan für die Entsorgung defekter und veralteter Hardware enthalten, damit sensible Daten vollständig zerstört werden.

6. Interne Kontrollen

Die internen Kontrollen eines AIS sind die darin enthaltenen Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz sensibler Daten. Diese können so einfach wie Passwörter oder so komplex wie die biometrische Identifizierung sein. Biometrische Sicherheitsprotokolle können das Speichern menschlicher Merkmale umfassen, die sich im Laufe der Zeit nicht ändern, z. B. Fingerabdrücke, Stimme und Gesichtserkennung.

Ein AIS muss über interne Kontrollen verfügen, um vor unbefugtem Computerzugriff zu schützen und den Zugriff auf autorisierte Benutzer zu beschränken, zu denen auch einige Benutzer innerhalb des Unternehmens gehören. Es muss auch den unbefugten Dateizugriff von Personen verhindern, die nur auf ausgewählte Teile des Systems zugreifen dürfen.

Ein AIS enthält vertrauliche Informationen, die nicht nur dem Unternehmen, sondern auch seinen Mitarbeitern und Kunden gehören. Diese Daten können Folgendes umfassen:

• Sozialversicherungsnummern
• Gehalts- und Personalinformationen
• Kreditkartennummern
• Kundeninformation
• Finanzdaten des Unternehmens
• Finanzinformationen von Lieferanten und Lieferanten

Alle Daten in einem AIS sollten verschlüsselt sein, und der Zugriff auf das System sollte protokolliert und überwacht werden. Die Systemaktivität sollte ebenfalls nachvollziehbar sein.

Ein AIS benötigt außerdem interne Kontrollen, die es vor Computerviren, Hackern und anderen internen und externen Bedrohungen der Netzwerksicherheit schützen. Es muss auch vor Naturkatastrophen und Stromstößen geschützt werden, die zu Datenverlust führen können.

Beispiele aus der Praxis für Buchhaltungsinformationssysteme

Ein gut gestaltetes AIS ermöglicht es einem Unternehmen, täglich reibungslos zu arbeiten, während ein schlecht gestaltetes AIS den Betrieb behindern kann. Die dritte Verwendung für ein AIS besteht darin, dass die Daten in seinem AIS verwendet werden können, um die Geschichte eines Fehlers aufzudecken, wenn ein Unternehmen in Schwierigkeiten ist. Die Fälle von WorldCom und Lehman Brothers liefern zwei Beispiele.