Buchhaltungsinformationssystem (AIS)
Was ist ein Buchhaltungsinformationssystem (AIS)?
Ein Accounting Information System (AIS) umfasst die Erfassung, Speicherung und Verarbeitung von Finanz- und Buchhaltungsdaten, die von internen Benutzern verwendet werden, um Informationen an Investoren, Gläubiger und Steuerbehörden zu melden. Es handelt sich im Allgemeinen um eine computerbasierte Methode zur Verfolgung von Buchhaltungsaktivitäten in Verbindung mit Informationstechnologieressourcen. Ein AIS kombiniert traditionelle Rechnungslegungspraktiken wie die Verwendung allgemein anerkannter Rechnungslegungsgrundsätze (GAAP) mit modernen Ressourcen der Informationstechnologie.
Wie ein Buchhaltungsinformationssystem (AIS) verwendet wird
Ein Buchhaltungsinformationssystem enthält verschiedene Elemente, die für den Buchhaltungszyklus wichtig sind. Obwohl die in einem System enthaltenen Informationen je nach Branche und Unternehmensgröße variieren, enthält ein typisches AIS Daten zu Einnahmen, Ausgaben, Kundeninformationen, Mitarbeiterinformationen und Steuerinformationen. Zu den spezifischen Daten gehören Kundenaufträge und Analyseberichte, Bestellanforderungen, Rechnungen, Scheckregister, Inventar, Gehaltsabrechnung, Hauptbuch, Probesaldo und Abschlussinformationen.
Ein Buchhaltungsinformationssystem muss eine Datenbankstruktur haben, um Informationen zu speichern. Diese Datenbankstruktur ist normalerweise mit einer Abfragesprache programmiert, die eine Tabellen- und Datenmanipulation ermöglicht. Ein AIS hat zahlreiche Felder, um Daten einzugeben sowie zuvor gespeicherte Daten zu bearbeiten. Darüber hinaus sind Buchhaltungsinformationssysteme häufig hochgradig gesicherte Plattformen mit vorbeugenden Maßnahmen gegen Viren, Hacker und andere externe Quellen, die versuchen, Informationen zu sammeln. Cybersicherheit wird immer wichtiger, da immer mehr Unternehmen ihre Daten elektronisch speichern.
Die verschiedenen Ausgaben eines Buchhaltungsinformationssystems veranschaulichen die Vielseitigkeit seiner Datenmanipulationsfähigkeiten. Ein AIS erstellt Berichte, einschließlich Fälligkeitsberichte für Forderungen auf der Grundlage von Kundeninformationen, Abschreibungspläne für Anlagegüter und Probesalden für die Finanzberichterstattung. Kundenlisten, Steuerberechnungen und Lagerbestände können ebenfalls reproduziert werden. Korrespondenzen, Memos oder Präsentationen werden jedoch nicht in das AIS aufgenommen, da diese Elemente nicht direkt mit der Finanzberichterstattung oder Buchführung eines Unternehmens zusammenhängen.
Vorteile von Buchhaltungsinformationssystemen
Abteilungsübergreifende Schnittstellen
Ein Buchhaltungsinformationssystem ist bestrebt, über mehrere Abteilungen hinweg zu kommunizieren. Innerhalb des Systems kann der Vertrieb das Vertriebsbudget hochladen. Diese Informationen werden vom Bestandsverwaltungsteam verwendet, um Bestandszählungen durchzuführen und Materialien zu kaufen. Beim Kauf von Inventar kann das System die Kreditorenbuchhaltung über die neue Rechnung benachrichtigen. Ein AIS kann auch Informationen über eine neue Bestellung austauschen, damit die Abteilungen für Fertigung, Versand und Kundenservice über den Verkauf informiert sind.
Interne Kontrollen
Ein integraler Bestandteil von Rechnungslegungsinformationssystemen sind interne Kontrollen. Richtlinien und Verfahren können im System platziert werden, um sicherzustellen, dass sensible Kunden, Lieferanten- und Geschäftsinformationen innerhalb eines Unternehmens gepflegt werden. Durch die Verwendung von physischen Zugangsgenehmigungen, Login-Anforderungen, Zugangsprotokollen, Berechtigungen und Funktionstrennung können Benutzer auf die relevanten Informationen beschränkt werden, die für die Erfüllung ihrer Geschäftsfunktion erforderlich sind.