Buchhaltungsfehler
Was ist ein Buchhaltungsfehler?
Ein Buchhaltungsfehler ist ein nicht beabsichtigter Fehler in einer Buchhaltungsbuchung. Bei Entdeckung wird der Fehler oder Fehler oft sofort behoben. Wenn keine sofortige Lösung möglich ist, wird eine Untersuchung des Fehlers durchgeführt. Ein Buchführungsfehler sollte nicht mit Betrug verwechselt werden, bei dem es sich um eine vorsätzliche Handlung handelt, um Einträge zum Vorteil des Unternehmens zu verbergen oder zu ändern. Obwohl es zahlreiche Arten von Fehlern gibt, sind die häufigsten Rechnungslegungsfehler entweder Schreibfehler oder Fehler in den Rechnungslegungsgrundsätzen.
Die zentralen Thesen
- Ein Abrechnungsfehler ist ein Fehler in einem Abrechnungseintrag, der nicht beabsichtigt war.
- Ein Buchführungsfehler sollte nicht mit Betrug verwechselt werden, bei dem es sich um eine vorsätzliche Handlung handelt, um Einträge zum Vorteil des Unternehmens zu verbergen oder zu ändern.
- Buchhaltungsfehler können das Duplizieren des gleichen Eintrags beinhalten oder ein Konto wird korrekt erfasst, jedoch beim falschen Kunden oder Lieferanten.
- Ein Unterlassungsfehler besteht darin, dass trotz einer Transaktion für den Zeitraum keine Buchung erfasst wird.
Buchhaltungsfehler verstehen
Buchhaltungsfehler sind unbeabsichtigte Buchführungsfehler und manchmal leicht zu identifizieren und zu beheben. Zum Beispiel, wenn die Belastungen und Gutschriften nicht auf den gleichen Betrag in der aufaddieren Rohbilanz, kann ein Buchhalter leicht sehen, was ungenau Konto ist. Der Probesaldo ist eine Art Arbeitsblatt, mit dem Buchhalter die Soll- und Habenbuchungen erfassen. Die Summen aus der Versuchsbilanz werden später am Ende des Berichtszeitraums in den Jahresabschluss übernommen. Es gibt jedoch Fälle, in denen Buchführungsfehler vorhanden sind, der Saldo jedoch nicht aus dem Gleichgewicht geraten ist, was die Identifizierung und Behebung der Fehler schwieriger sein kann.
Arten von Buchhaltungsfehlern
Es gibt zahlreiche Arten von Buchhaltungsfehlern, und einige der häufigsten Fehler sind unten aufgeführt.
Fehler der ursprünglichen Eingabe
Ein Fehler bei der ursprünglichen Buchung liegt vor, wenn ein falscher Betrag auf ein Konto gebucht wird. Der für den falschen Betrag gebuchte Fehler würde sich auch in allen anderen Konten im Zusammenhang mit der Transaktion widerspiegeln. Mit anderen Worten, alle beteiligten Konten wären im Saldo, aber mit den falschen Beträgen.
Fehler bei der Vervielfältigung
Ein Duplizierungsfehler liegt vor, wenn ein Buchhaltungseintrag dupliziert wird, dh, er wird für denselben Eintrag zweimal belastet oder gutgeschrieben. Wenn beispielsweise eine Ausgabe zweimal mit dem gleichen Betrag belastet wurde, wäre dies ein Doppelfehler.
Fehler des Auslassens
Ein Auslassungsfehler liegt vor, wenn eine Eingabe nicht vorgenommen wurde, obwohl für den Zeitraum eine Transaktion stattgefunden hat. Zum Beispiel wird ein Kreditorenkonto, das sind die kurzfristigen Schulden, die Unternehmen Lieferanten und Lieferanten schulden, nicht gutgeschrieben, wenn Waren auf Kredit gekauft wurden. Dies ist üblich, wenn viele Rechnungen von Kreditoren erfasst werden müssen und die Rechnung verloren geht oder nicht ordnungsgemäß erfasst wird.
Ein Unterlassungsfehler kann auch sein, dass vergessen wurde, den Verkauf eines Produkts an einen Kunden oder Einnahmen aus Forderungen aus Lieferungen und Leistungen zu erfassen. Die Forderungen aus Lieferungen und Leistungen spiegeln das Geld wider, das Kunden einem Unternehmen für verkaufte Produkte schulden.
Fehler bei der Buchungsstornierung
Fehler bei der Buchungsstornierung liegt vor, wenn die Buchung in die falsche Richtung gebucht wurde, dh eine Belastung wurde als Gutschrift erfasst oder umgekehrt. Beispielsweise werden die Herstellkosten, die Rohstoffe und Lagerbestände enthalten, gutgeschrieben statt belastet, und fertiger Lagerbestand wird belastet statt gutgeschrieben.
Fehler des Prinzips
Ein Fehler der Rechnungslegungsvorschrift liegt vor, wenn eine Rechnungslegungsvorschrift irrtümlich angewendet wird. Beispielsweise wird ein Gerätekauf als Betriebsaufwand gebucht. Die Betriebsausgaben sind die laufenden Ausgaben und beinhalten keinen Kauf von Anlagevermögen. Der Erwerb von Vermögenswerten sollte auch in der Bilanz erfasst werden, während die Betriebsausgaben in der Gewinn- und Verlustrechnung erfasst werden sollten.
Fehler der Kommission
Provisionsfehler ist ein Fehler, der auftritt, wenn ein Buchhalter oder Buchhalter eine Belastung oder Gutschrift auf dem richtigen Konto, aber auf dem falschen Nebenkonto oder Hauptbuch verbucht. Beispielsweise wird Geld, das von einem Kunden empfangen wurde, dem Debitorenkonto ordnungsgemäß gutgeschrieben, jedoch dem falschen Kunden. Der Fehler würde im Nebenbuch der Debitorenbuchhaltung angezeigt, das alle Rechnungen und Transaktionen der Kunden enthält.
Eine Zahlung an einen Kreditor, die als Kreditorenbuchhaltung erfasst wird, jedoch an die falsche Rechnung oder den falschen Kreditor, ist ebenfalls ein Provisionsfehler. Der Fehler würde im Nebenbuch der Kreditorenbuchhaltung als auf den falschen Kreditor gebucht angezeigt.
Kompensationsfehler
Ein kompensierender Fehler liegt vor, wenn ein Fehler durch einen ebenfalls fehlerhaften Offset-Eintrag kompensiert wurde. Beispielsweise wird der falsche Betrag im Bestand erfasst und durch den gleichen falschen Betrag in der Kreditorenbuchhaltung ausgeglichen, um diesen Bestand zu bezahlen.
Erkennung und Vermeidung von Abrechnungsfehlern
Unbeabsichtigte Abrechnungsfehler sind häufig, wenn der Journalführer nicht aufpasst oder die Abrechnungssoftware veraltet ist. Die Entdeckung solcher Fehler erfolgt in der Regel, wenn Unternehmen ihre Buchabschlüsse zum Monatsende durchführen. Einige Unternehmen führen diese Aufgabe möglicherweise am Ende jeder Woche durch. Die meisten Fehler, wenn nicht alle, können relativ einfach korrigiert werden.
Ein Audit Trail kann erforderlich sein, wenn eine wesentliche Abweichung nicht schnell behoben werden kann. Die übliche Methode zur Behandlung unwesentlicher Abweichungen besteht darin, ein Zwischenkonto in der Bilanz zu erstellen oder den geringfügigen Betrag in der Gewinn- und Verlustrechnung als „Sonstiges“ zu saldieren.
Wenn Sie Rechnungen an Kunden und Lieferanten verfolgen und sicherstellen, dass sie sofort und richtig in die Buchhaltungssoftware eingegeben werden, können Sie Schreibfehler reduzieren. Ein monatlicher Bankabgleich kann helfen, Fehler vor der Berichtsperiode am Quartals- oder Geschäftsjahresende aufzudecken. Ein Bankabgleich ist ein Vergleich der internen Finanzaufzeichnungen und Transaktionen eines Unternehmens mit den Kontoauszügen des Unternehmens.
Natürlich kann kein Unternehmen alle Fehler verhindern, aber mit geeigneten internen Kontrollen können sie relativ schnell identifiziert und korrigiert werden.