Abrechnungsfehler
Was ist ein Abrechnungsfehler?
Ein Abrechnungsfehler ist ein Fehler in einem Abrechnungseintrag, der nicht beabsichtigt war. Wenn der Fehler entdeckt wird, wird er häufig sofort behoben. Wenn es keine sofortige Lösung gibt, wird eine Untersuchung des Fehlers durchgeführt. Ein Abrechnungsfehler sollte nicht mit Betrug verwechselt werden. Dies ist eine vorsätzliche Handlung, um Einträge zum Nutzen des Unternehmens zu verbergen oder zu ändern. Obwohl es zahlreiche Arten von Fehlern gibt, sind die häufigsten Abrechnungsfehler entweder Schreibfehler oder Fehler des Abrechnungsprinzips.
Die zentralen Thesen
- Ein Abrechnungsfehler ist ein Fehler in einem Abrechnungseintrag, der nicht beabsichtigt war.
- Ein Abrechnungsfehler sollte nicht mit Betrug verwechselt werden. Dies ist eine vorsätzliche Handlung, um Einträge zum Nutzen des Unternehmens zu verbergen oder zu ändern.
- Abrechnungsfehler können das Duplizieren desselben Eintrags umfassen, oder ein Konto wird korrekt erfasst, jedoch an den falschen Kunden oder Lieferanten.
- Bei einem Auslassungsfehler wird trotz einer Transaktion für den Zeitraum kein Eintrag erfasst.
Grundlegendes zu Abrechnungsfehlern
Buchhaltungsfehler sind unbeabsichtigte Buchhaltungsfehler und manchmal leicht zu identifizieren und zu beheben. Zum Beispiel, wenn die Belastungen und Gutschriften nicht auf den gleichen Betrag in der aufaddieren Rohbilanz, kann ein Buchhalter leicht sehen, was ungenau Konto ist. Der Probesaldo ist eine Art Arbeitsblatt, mit dem Buchhalter die Debit- und Gutschriftbuchungen erfassen. Die Summen aus dem Probesaldo werden später am Ende des Berichtszeitraums in den Jahresabschluss übernommen. Es gibt jedoch Fälle, in denen Abrechnungsfehler vorliegen, das Testguthaben jedoch nicht aus dem Gleichgewicht gerät, was es schwieriger machen kann, die Fehler zu identifizieren und zu beheben.
Arten von Abrechnungsfehlern
Es gibt zahlreiche Arten von Abrechnungsfehlern, und einige der häufigsten Fehler sind unten aufgeführt.
Fehler der ursprünglichen Eingabe
Ein Fehler bei der ursprünglichen Eingabe liegt vor, wenn der falsche Betrag auf ein Konto gebucht wird. Der Fehler, der für den falschen Betrag gebucht wurde, wird auch in allen anderen Konten im Zusammenhang mit der Transaktion angezeigt. Mit anderen Worten, alle beteiligten Konten wären ausgeglichen, wenn nicht die falschen Beträge.
Fehler der Vervielfältigung
Ein Duplizierungsfehler liegt vor, wenn ein Buchhaltungseintrag dupliziert wird, was bedeutet, dass er für denselben Eintrag zweimal belastet oder gutgeschrieben wird. Zum Beispiel wäre eine Ausgabe, die zweimal für denselben Betrag belastet wurde, ein Fehler bei der Vervielfältigung.
Fehler beim Auslassen
Ein Auslassungsfehler liegt vor, wenn kein Eintrag vorgenommen wurde, obwohl für den Zeitraum eine Transaktion stattgefunden hat. Beispielsweise wird ein Kreditorenkonto, bei dem es sich um die kurzfristigen Schulden handelt, die Unternehmen Lieferanten und Lieferanten schulden, nicht gutgeschrieben, wenn Waren auf Kredit gekauft wurden. Dies ist häufig der Fall, wenn viele Rechnungen von Anbietern erfasst werden müssen und die Rechnung verloren geht oder nicht ordnungsgemäß erfasst wird.
Ein Unterlassungsfehler kann auch das Vergessen der Aufzeichnung des Verkaufs eines Produkts an einen Kunden oder die Einnahmen aus Forderungen umfassen. Die Forderungen aus Lieferungen und Leistungen spiegeln das Geld wider, das Kunden einem Unternehmen für verkaufte Produkte schulden.
Fehler bei der Umkehrung der Eingabe
Ein Fehler bei der Buchungsumkehr liegt vor, wenn die Buchhaltungsbuchung in die falsche Richtung gebucht wird, was bedeutet, dass eine Belastung als Gutschrift erfasst wurde oder umgekehrt. Beispielsweise werden die Kosten der verkauften Waren, die Rohstoffe und Inventar enthalten, anstelle der Belastung gutgeschrieben, und das fertige Inventar wird anstelle der Gutschrift belastet.
Fehler des Prinzips
Ein Fehler der Rechnungslegungsgrundsätze tritt auf, wenn eine Rechnungslegungsgrundlage fehlerhaft angewendet wird. Beispielsweise wird ein Gerätekauf als Betriebsaufwand gebucht. Die Betriebskosten sind die laufenden Kosten und beinhalten keinen Kauf von Sachanlagen. Außerdem sollten Anlagenkäufe in der Bilanz erfasst werden, während Betriebskosten in der Gewinn- und Verlustrechnung erfasst werden sollten.
Fehler der Kommission
Ein Provisionsfehler ist ein Fehler, der auftritt, wenn ein Buchhalter oder Buchhalter eine Belastung oder Gutschrift auf dem richtigen Konto, aber auf dem falschen Nebenkonto oder Hauptbuch verbucht. Beispielsweise wird Geld, das von einem Kunden erhalten wurde, ordnungsgemäß dem Debitorenkonto gutgeschrieben, jedoch dem falschen Kunden. Der Fehler würde im Nebenbuch der Debitorenbuchhaltung angezeigt, das alle Rechnungen und Transaktionen der Kunden enthält.
Eine Zahlung an einen Lieferanten, der als Kreditorenbuchhaltung, aber an die falsche Rechnung oder den falschen Lieferanten erfasst wurde, ist ebenfalls ein Provisionsfehler. Der Fehler wird im Nebenbuch der Kreditorenbuchhaltung als an den falschen Lieferanten gebucht angezeigt.
Kompensationsfehler
Ein Kompensationsfehler liegt vor, wenn ein Fehler durch einen ebenfalls fehlerhaften Gegeneintrag kompensiert wurde. Beispielsweise wird der falsche Betrag im Inventar erfasst und durch den gleichen falschen Betrag ausgeglichen, der in den Verbindlichkeiten erfasst wird, um diesen Bestand zu bezahlen.
Erkennung und Verhinderung von Abrechnungsfehlern
Unbeabsichtigte Abrechnungsfehler treten häufig auf, wenn der Journal Keeper nicht vorsichtig ist oder die Abrechnungssoftware veraltet ist. Die Entdeckung solcher Fehler tritt normalerweise auf, wenn Unternehmen ihre Buchschließungen zum Monatsende durchführen. Einige Unternehmen führen diese Aufgabe möglicherweise am Ende jeder Woche aus. Die meisten Fehler, wenn nicht alle, können relativ einfach korrigiert werden.
Ein Audit-Trail kann erforderlich sein, wenn eine wesentliche Diskrepanz nicht schnell behoben werden kann. Die normale Methode zur Behandlung unwesentlicher Unstimmigkeiten besteht darin, ein Suspense-Konto in der Bilanz zu erstellen oder den geringfügigen Betrag in der Gewinn- und Verlustrechnung als „Sonstige“ abzurechnen.
Wenn Sie die Rechnungen an Kunden und Lieferanten im Auge behalten und sicherstellen, dass diese sofort und ordnungsgemäß in die Buchhaltungssoftware eingegeben werden, können Sie Schreibfehler reduzieren. Eine monatliche Bankabstimmung kann dazu beitragen, Fehler vor dem Berichtszeitraum zum Ende des Quartals oder Geschäftsjahres zu erkennen. Eine Bankabstimmung ist ein Vergleich der internen Finanzunterlagen und Transaktionen eines Unternehmens mit den Kontoauszugsunterlagen des Unternehmens.
Natürlich kann kein Unternehmen alle Fehler verhindern, aber mit geeigneten internen Kontrollen können sie relativ schnell identifiziert und korrigiert werden.