Verantwortlicher Plan
Was ist ein Rechenschaftsplan?
Ein rechenschaftspflichtiger Plan ist ein Plan, der den Vorschriften des Internal Revenue Service (IRS) zur Erstattung von Betriebsausgaben an Arbeitnehmer folgt, bei denen die Erstattung nicht als Einkommen gilt. Dies bedeutet, dass Erstattungen weder der Quellensteuer noch der W-2 Meldung unterliegen. Diese Ausgaben müssen jedoch geschäftsbezogen sein, um unter einen rechenschaftspflichtigen Plan zu fallen.
Die zentralen Thesen
- Ein rechenschaftspflichtiger Plan ist ein Verfahren, bei dem den Mitarbeitern ihre arbeitsbezogenen Kosten erstattet werden.
- Rechenschaftspflichtige Pläne unterliegen nicht der Besteuerung, da sie nicht als eine Form der Arbeitsvergütung gelten.
- Kosten können nur dann als Teil eines rechenschaftspflichtigen Plans betrachtet werden, wenn sie geschäftsbezogen sind, genau ausgewiesen werden und wenn zu viel erstattet wird.
- Wenn erstattete Kosten als nicht anrechenbar angesehen werden, unterliegen sie der Besteuerung durch den IRS. Überschüssige Gelder müssen in der Regel innerhalb von 120 Tagen zurückerstattet werden.
Wie ein Accountable Plan funktioniert
Ein rechenschaftspflichtiger Plan unterscheidet sich von einem nicht rechenschaftspflichtigen Plan. Wenn der Erstattungsplan eines Unternehmens nicht den IRS-Anforderungen für einen rechenschaftspflichtigen Plan entspricht, ist der Plan nicht rechenschaftspflichtig, und die Erstattung von Ausgaben gilt als Teil der Vergütung des Arbeitnehmers und unterliegt daher der Einbehaltung und muss auf dem W-Formular eines Arbeitnehmers gemeldet werden.
Gemäß den IRS-Regeln werden im Rahmen eines rechenschaftspflichtigen Plans Aufwendungen erstattet, wenn sie geschäftsbezogen sind und angemessen berücksichtigt werden. Darüber hinaus müssen über die tatsächlichen Kosten hinaus gezahlte Beträge innerhalb einer bestimmten Frist an das Unternehmen zurückgezahlt werden. Geschäftsbezogene Ausgaben, die den Mitarbeitern entstehen, können beispielsweise Reisen, Mahlzeiten, Unterkunft, Unterhaltung oder Transport sein. Die Mitarbeiter sind verpflichtet, die Ausgaben in angemessener Weise mit Aufzeichnungen zu belegen und eine zu hohe Erstattung innerhalb einer angemessenen Frist zu erstatten.
Arbeitgeber sind nicht verpflichtet, dem IRS die Einzelheiten ihres Plans vorzulegen, aber sie müssen nachweisen können, dass sie die Anforderungen eines rechenschaftspflichtigen Plans erfüllen.
Arbeitgeber sind oft in der Lage, strengere rechenschaftspflichtige Plananforderungen anzuwenden, als sie vom IRS bekannt gegeben werden.
Anforderungen an einen Accountable Plan
Die Anforderungen an einen rechenschaftspflichtigen Plan sind, dass sie geschäftsbezogen sind, dass die Ausgaben des Arbeitnehmers ihrem Arbeitgeber in angemessener und fristgerechter Weise angemessen abgerechnet werden und dass eine etwaige Übererstattung innerhalb einer angemessenen Frist an den Arbeitgeber zurückgezahlt werden muss.
Damit Aufwendungen als geschäftsbezogen gelten, müssen sie (lose) folgende Voraussetzungen erfüllen: dass die Kosten im Rahmen des Arbeitsverhältnisses angefallen sind und dass alle Aufwendungen, die sich zwischen einem persönlichen und einem geschäftlichen Aufwand mischen, angemessen bilanziert werden die Aufteilung der Kosten zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Ein gängiges Beispiel ist ein privater Pkw, der für Dienstreisen genutzt wird: In einem solchen Fall kann von einem Mitarbeiter erwartet werden, dass er die Meilen, die er im Rahmen seiner privaten und dienstlichen Beförderung angefallen ist, aufteilt passend.
Eine angemessene Buchführung bedarf in der Regel der Bestätigung durch Dritte, um nachzuweisen, dass Mitarbeitergelder geschäftsbezogen waren. Quittungen sind eine gängige Form der Drittmittelbegründung, mit der Mitarbeiter die Legitimität ihrer Finanzierungsanträge nachweisen. Es gibt jedoch Ausnahmen von dieser Regel, darunter Fälle von Übernachtungskosten von weniger als 75 US-Dollar, Mahlzeitenerstattungen, die den IRS-Tagesätzen entsprechen, und Transportkosten, für die ein offizieller Zahlungsnachweis schwierig ist, wie z. B. Taxis, U-Bahnen und Busse. Im Allgemeinen wird für die Rückgabe überschüssiger Erstattungsmittel erwartet, dass diese Mittel innerhalb von 120 Tagen nach ihrer Auszahlung an den Arbeitgeber zurückgegeben werden.