Kontoabstimmung

Was ist Kontoabstimmung?

Die Kontoabstimmung ist der Vorgang, bei dem bestätigt wird, dass zwei separate Aufzeichnungen von Transaktionen in einem Konto gleich sind. Sowohl Institutionen als auch Einzelpersonen führen einen Kontoabgleich durch. Auf institutioneller Ebene müssen Banken und Broker intern Transaktionen zwischen ihren Hauptbucheinträgen und individuellen Kontoaufzeichnungen  überprüfen. Die Kontenabstimmung kann Unternehmen dabei helfen, Fehler in der Buchhaltung zu lokalisieren, die auf Fehler, Fehlkalkulationen oder Geldverluste hinweisen können. Dank Computerautomatisierung ist dieser Prozess viel schneller als früher.

Der Sarbanes-Oxley Act von 2002 legte Parameter für die Abstimmung von Unternehmenskonten fest. Vor Sarbanes-Oxley berücksichtigten die Rechnungslegungsstandards nicht die Notwendigkeit, Best Practices für die Kontenabstimmung anzuwenden. Unternehmen unterliegen heute viel höheren Standards für interne Kontrollen und Auditverfahren.

Ein Abgleich findet auch statt, wenn ein Kunde einer Bank oder eines Maklers bestätigt, dass seine persönlichen Aufzeichnungen mit den Angaben in den periodischen Kontoauszügen übereinstimmen. Auf individueller Ebene ist der Ausgleich eines Scheckhefts eine Form der Kontenabstimmung. Der Begriff kann sich auch auf das Ausgleichen der Bücher und Aufzeichnungen eines Unternehmens mit Softwareprogrammen und Dateneingaben beziehen.

Kontoabstimmung verstehen

Bei größeren Instituten werden häufig externe Dritte mit der Kontenabstimmung beauftragt, was der Überprüfung ein gewisses Maß an Objektivität verleiht. Konto reconcilement innerhalb der Finanzinstitute ist eine wichtige regulatorische und Compliance – Funktion, und es ist ein Schwerpunkt für den Außenregulierungsbehörden in ihren Routineprüfungen des Unternehmens. Kunden dieser Firmen sollten ebenfalls genaue Aufzeichnungen führen und Unstimmigkeiten unverzüglich melden. Mit dem Aufkommen von Computersystemen zur Aufzeichnung von Transaktionen und Kundenpositionen läuft der Abgleich oft darauf hinaus, kleine Diskrepanzen von wenigen Dollar oder sogar Cent zwischen einer Quelle und einer anderen zu beheben. Je länger ein Fehler aufgedeckt wird, desto schwieriger wird es, die beiden Datensätze abzugleichen.

So funktioniert die Kontoabstimmung

Auf organisatorischer Ebene kann die Kontenabstimmung nach einem vereinfachten Verfahren erfolgen. Zunächst sollten alle erforderlichen Buchhaltungsinformationen gesammelt werden. Anschließend werden die Kontoauszüge des Unternehmens mit dem Hauptbuch verglichen. Alle ausstehenden Abzüge im Hauptbuch des Unternehmens sollten vom Endsaldo abgezogen werden und alle ausstehenden Einzahlungen sollten zum Endsaldo hinzugefügt werden. Wenn das Konto verzinst ist, sollte es berechnet werden. Ausstehende Schecks sollten ebenso abgezogen werden wie Bankfehler wie ungenaue Belastungen oder Gutschriften und Bankgebühren. Schließlich sollten sowohl der Firmenauszug als auch das Hauptbuch denselben Endsaldo aufweisen. Alle Fehler, die am Ende des Prozesses verbleiben, sollten untersucht werden, indem sichergestellt wird, dass jede Transaktion im Hauptbuch gebucht wird und ausstehende Einzahlungen und ausstehende Schecks berücksichtigt werden.

Einzelpersonen können ihre persönlichen Konten mit einem ähnlichen Verfahren abgleichen. Anstelle eines Hauptbuchs würden sie ihre Kontoauszüge oder andere Finanzkontenauszüge mit einer persönlichen Aufzeichnung von Belastungen und Gutschriften vergleichen, z. B. einem Scheckbuchregister. Dank des Aufkommens des Online-Bankings und des Rückgangs von Papierschecks führen viele Privatpersonen jedoch für die meisten ihrer Finanzkonten keine Kontoabstimmung mehr durch und sind darauf angewiesen, dass ihre Banken den korrekten Endsaldo in Online-Banking-Portalen anzeigen.